Viele Unternehmen stellen heutzutage Werkstudenten ein, da dies sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile bietet. Doch was genau ist ein Werkstudent? Grundsätzlich muss man bei der Anstellung von Werkstudenten auf einige wichtige Aspekte achten, um steuerrechtliche Probleme zu vermeiden. In diesem Beitrag habe ich die wichtigsten Fragen und Antworten rund um das Thema Werkstudenten zusammengefasst:
1. Was genau ist eigentlich ein Werkstudent?
2. Wann darf man einen Studenten wirklich als „Werkstudenten“ anstellen?
3. Welche Rechte hat ein Werkstudent?
4. Welche Abgaben muss der Arbeitgeber leisten?
4. Wie müssen Arbeitszeiten von Werkstudenten dokumentiert werden?
Was genau ist eigentlich ein Werkstudent?
Ein Werkstudent ist ein an einer Universität oder Hochschule eingeschriebener Student, der neben seinem Studium bei einem Unternehmen arbeitet. Ein wesentlicher Punkt ist, dass Werkstudenten während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten dürfen. In den Semesterferien ist jedoch eine Vollzeitanstellung möglich, was flexibel mit dem Arbeitgeber vereinbart werden kann. Wichtig: Der Werkstudent darf sich nicht in einem Urlaubssemester befinden.
Was sind die Vorteile einer Anstellung von Werkstudenten?
Die Anstellung von Werkstudenten bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Sozialversicherungsrechtliche Vorteile: Werkstudenten genießen spezielle Regelungen im Vergleich zu regulären Arbeitnehmern. Beispielsweise können gesetzlich krankenversicherte Studenten bis zum 25. Lebensjahr über die Familienversicherung abgesichert bleiben, sofern ihr Einkommen bestimmte Grenzen nicht überschreitet.
- Geringere Lohnnebenkosten: Abgesehen von den Rentenversicherungsbeiträgen fallen in der Regel keine weiteren Sozialversicherungsbeiträge an. Das bedeutet auch für den Arbeitgeber geringere Lohnnebenkosten, was Werkstudenten besonders attraktiv macht.
Wann darf man einen Studenten wirklich als „Werkstudenten“ anstellen?
Ein Werkstudent muss ein „ordentlicher Studierender“ sein, was bedeutet, dass das Studium den Schwerpunkt seiner Tätigkeit darstellt. Die maximale wöchentliche Arbeitszeit während der Vorlesungszeit beträgt 20 Stunden. In der vorlesungsfreien Zeit können Werkstudenten wie reguläre Arbeitnehmer beschäftigt werden, wobei die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit einzuhalten sind.
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Welche Rechte hat ein Werkstudent?
Werkstudenten haben die gleichen Arbeitnehmerrechte wie andere Mitarbeiter. Sie haben Anspruch auf Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und unterliegen dem allgemeinen Kündigungsschutz. Zudem können sie, wenn es der Betriebsratssitz zulässt, sogar in den Betriebsrat gewählt werden.
Welche Abgaben muss der Arbeitgeber leisten?
Neben dem Gehalt fallen für den Arbeitgeber in der Regel nur die Rentenversicherungsbeiträge als zusätzlicher Kostenfaktor an. Verdient ein Werkstudent mehr als 522,50 Euro brutto im Monat (was einem jährlichen Einkommen von 6.270 Euro entspricht, Stand: Januar 2024), werden die Rentenversicherungsbeiträge hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Bei einem Einkommen von bis zu 522,50 Euro gelten die gleichen Regelungen wie bei geringfügig Beschäftigten: Der Arbeitgeber zahlt pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung.
Wie müssen Arbeitszeiten von Werkstudenten dokumentiert werden?
Ein als Werkstudent angestellter Mitarbeiter wird auch hier nicht anders behandelt als andere Arbeitnehmer. Dies bedeutet, dass auch für ihn z. B. die nach dem Mindestlohngesetz bestehenden Dokumentationspflichten gelten. Hiernach müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzfristig Beschäftigten und Angestellten bestimmter Branchen lückenlos und mit gesondert ausgewiesenen Pausen innerhalb von 7 Tagen nach dem Tag der Arbeitsleistung dokumentieren.
Da Werkstudenten oft weniger als 522,50 Euro brutto im Monat verdienen, gelten sie als geringfügig Beschäftigte und fallen somit genau unter diese Dokumentationspflichten.
Einen detaillierten Artikel zu den Dokumentationspflichten finden Sie hier.
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Fazit:
Die Einstellung von Werkstudenten bietet Unternehmen die Möglichkeit, zukünftige Fachkräfte frühzeitig an sich zu binden, während gleichzeitig die Lohnnebenkosten gering gehalten werden. Für Studenten bietet die Anstellung als Werkstudent die Chance, wertvolle Praxiserfahrungen zu sammeln und dabei mehr vom Bruttoeinkommen übrig zu behalten. Beachten Sie jedoch unbedingt die Dokumentationspflichten und die Einhaltung der maximalen Wochenarbeitszeit während der Vorlesungszeit.
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