Wer muss eigentlich seine Arbeitszeiten erfassen? Über diese Frage herrscht nach wie vor Unklarheit in Deutschland. Nicht zuletzt wird diese These durch eine Umfrage des Staatssekretariats für Wirtschaft (Seco) unterstrichen. Diese hat nämlich herausgefunden, dass lediglich jeder sechste Arbeitnehmer seine Arbeitszeit regelmäßig festhält. Einer der Gründe hier ist, dass es nicht nur um Arbeitszeit erfassen und Arbeitszeit nicht erfassen geht, sondern auch darum, wie genau man die Arbeitszeiten erfassen muss. Vielen Arbeitnehmern ist hier noch unklar, ob und wie man dokumentieren muss.
Mit der Beantwortung dieser Frage stellen wir jetzt ein für alle Mal klar, wer wie seine Zeiten erfassen muss und worauf man zusätzlich achten muss.
Zeiterfassung ist rechtlich bindend
Zunächst einmal ist zu erwähnen, dass das Erfassen der Arbeitszeit keine Möglichkeit, sondern generell rechtlich vorgeschrieben ist. Viele Unternehmen haben dies in der Vergangenheit ignoriert und dafür im Wahrsten Sinne des Wortes „den Preis bezahlt“. Vor allem im Handwerk und der Gebäudereinigung kontrolliert der Zoll immer häufiger. Das liegt daran, dass immer mehr Immigranten illegal und steuerfrei als Arbeitnehmer beschäftigt werden. Hierbei verstößt der Arbeitgeber gleich in mehreren Punkten gegen das Arbeitsgesetz, vor allem aber gegen das Schwarzarbeitergesetz, kurz SchwarzArbG. Da die fehlende Arbeitszeiterfassung jedoch nicht nur ein Thema in der Handwerks- und Gebäudereinigungsbranche ist, hat der Zoll seine Kontrollen bundesweit erhöht.
Rechtlich gesehen bemisst man Arbeitszeit als die Zeit, in der der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber „zur Verfügung“ steht. Das ist ab dem Zeitpunkt der Fall, ab dem der Arbeitnehmer das Betriebsgelände betritt und im Grunde anfängt zu arbeiten. Bei einem Einzelhandel ist das also nicht der Zeitpunkt, ab dem der Arbeitnehmer an der Kasse steht, sondern schon vorher, beispielsweise bereits beim Regale auffüllen. Sämtliche Pausenzeiten gehören selbstverständlich auch dazu. Der Arbeitstag endet wiederum mit dem Verlassen des Betriebsgeländes.
Außerdem gehört der Arbeitsweg auch zur Arbeitszeit. Dies allerdings nur dann, wenn die Arbeitnehmer an einen auswärtigen Ort fahren müssen und der Weg dahin länger ist, als ihr üblicher Weg. Bereitschaftsdienst gehört ebenfalls zur Arbeitszeit, weil man hier auf Abruf immer bereit sein muss. Das ist zum Beispiel bei einem Schlüsseldienst der Fall.
Pflicht für Minijobber und Mindestlohnangestellte
Die rechtliche Lage beim Arbeitszeiten erfassen ist etwas verstrickt. Generell muss man als Arbeitgeber zunächst nur gewährleisten, dass sämtliche Mehrarbeitsstunden von den Arbeitnehmern erfasst werden. Dies ist im Paragraphen 16 des Arbeitszeitgesetzes festgehalten. Mehrarbeit, auch Überstunden genannt, beginnt da, wo die normale Arbeitszeit aufhört. Die tägliche Maximalarbeitszeit beträgt 8 Stunden. Die wöchentliche Maximalarbeitszeit beträgt demnach 48 Stunden, da der Gesetzgeber den Samstag als Werktag ansieht. Alles, was darüber hinaus geht, ist somit Mehrarbeit. Wer einmal seine Überstunden ausrechnen will, kann dies mit unserem Überstundenrechner machen.
Nun wird es allerdings kontrovers: Wie soll man die täglichen und wöchentlichen Mehrarbeitsstunden festhalten, wenn man seine normale Arbeitszeit nicht auch erfasst? Dies ist sehr schwierig. Gerade deshalb drängt der Gesetzgeber in diesem Fall auch auf eine Änderung hin zu einer generellen Dokumentationspflicht der Arbeitszeit. Somit würde es dann zur Pflicht werden, die Arbeitszeiten sowie die Überstunden der Mitarbeiter zu erfassen.
Bei Minijobber und Arbeitnehmer, die den Mindestlohn erhalten, wurde dies bereits schon umgesetzt. Seit der Einführung des Mindestlohns im Jahre 2015 ist es in Deutschland nämlich Pflicht, den Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Arbeitsdauer schriftlich festzuhalten. Ob dies analog oder digital geschieht, ist jedem Arbeitgeber selbst überlassen.
Im Endeffekt muss noch einmal deutlich gemacht werden, dass generell immer der Arbeitgeber für die richtige Erfassung der Arbeitszeit verantwortlich ist. Dokumentiert ein Mitarbeiter die Arbeitszeit nur mangelhaft, muss der Arbeitgeber dafür haften und die im Zweifel anfallenden Strafen zahlen. Zusätzlich ist es nicht zwingen notwendig, die Arbeitszeiten direkt am Tag des Arbeitens zu erfassen. Nach spätestens 7 Tagen muss dies jedoch erledigt sein, sonst drohen hohe Strafen.
Jugendliche müssen Arbeitszeiten erfassen
Bei Jugendlichen ist es selbstverständlich auch Pflicht, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Bis zu ihrem 18. Lebensjahr dürfen Sie nämlich keine Überstunden leisten, abgesehen von einzelnen Ausnahmen. Somit muss man als Arbeitgeber immer darauf achten, dass der Jugendliche nicht über seine maximale Wochenarbeitszeit kommt.
Auf die Frage, ob man die Arbeitszeit von Azubis erfassen muss, können wir also mit einem klaren „Ja“ antworten. Alles Weitere zum Jugendarbeitsschutzgesetz finden Sie hier:
Manager sind befreit
Personen in Management-Positionen sind übrigens von der Zeiterfassungspflicht generell ausgenommen. Dies liegt daran, dass sie nur teilweise dem Arbeitsgesetz unterstehen. Hier haben viele Paragraphen usw. einen Einfluss. Zusammenfassend steht im Gesetz, dass eine genaue Erfassung der Arbeitszeit schwer möglich ist, da Manager oft länger arbeiten müssen. Dies wird dann durch das gezahlte Gehalt gerechtfertigt.
Somit erhalten Top-Manager zwar ein höheres Gehalt, müssen dafür aber auch viel länger arbeiten. Zusätzlich haben sie auch einen größeren Verantwortungsbereich, im Gegensatz zu normal Angestellten.
Welche Arbeitszeit muss wer erfassen?
Hier nochmal eine kleine Zusammenfassung, wer aktuell und in Zukunft Arbeitszeiten erfassen muss. Teilweise muss man hier auch auf die Details achten.
| Anstellungsverhältnis | Müssen aktuell Arbeitszeiten erfasst werden? | Müssen in Zukunft Arbeitszeiten erfasst werden? | Weitere Hinweise |
|---|---|---|---|
| Arbeitgeber | Nein | Nein | - |
| Manager | Nein | Nein | Manager stehen nur teilweise unter dem Arbeitsgesetz. |
| Normale Angestellte | Nein, aber die Zeiten, die über die normale Arbeitszeit hinaus gehen. | Es ist von der Regierung geplant dies einzuführen. | Die Überstunden müssen sowieso schon erfasst werden. |
| Angestellte, die den Mindestlohn beziehen | Ja | Ja | Bei Arbeitnehmern mit Mindestlohn ist die Arbeitszeiterfassung bereits geregelt. |
| Werkstudenten | Ja | Ja | Hier gehts zu den Dokumentationsvorschriften |
| Azubis | Ja | Ja | Zur Info: Die Arbeitszeit in der Berufsschule muss ebenfalls erfasst werden |
Investieren in die Zukunft und Arbeitszeiten mobil erfassen
Was die Art angeht wie man Arbeitszeiten erfassen soll, so sind rein vom Gesetzgeber her keine Grenzen gesetzt. Sie können beim Arbeitszeit erfassen also sowohl auf ein analoges, als auch auf ein digitales Zeiterfassungsmodell zurückgreifen.
Rein von der Effizienz und von den Kosten her empfehlen wir eine Online Zeiterfassung. Diese ist flexibel und erspart Ihnen Zeit und Geld im Gegensatz zu einer händischen Übertragung in Excel oder andere Tabellenkalkulationen.
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Als Azubi soll der Sohn lernen, mit einer Stempeluhr umzugehen. Dies ist auch eine Erfahrung, die die entsprechende Selbstorganisation fordert. Danke für die Infos! Für ihn sind die bestimmt vom Interesse!