Wer kennt ihn nicht – den klassischen Urlaubskalender an der Wand eines jeden Büros. Über Jahre und Jahrzehnte hat man mithilfe dieses Kalenders den Urlaub von kleinen und mittelständischen Unternehmen geplant. Doch ist dieser Urlaubskalender überhaupt die beste Lösung? Wir sagen ganz klar Nein! In Zeiten der Digitalisierung sollte man sich lieber früher als später überlegen, den Kalender abzuschaffen und auf eine bessere Lösung umzusteigen. Wir geben die Gründe hierfür und stellen zudem eine digitalisierte Alternative vor, mit der die Urlaubsplanung in Zukunft deutlich einfacher und effizienter gestaltet werden kann.
Der Urlaubskalender verbrennt auf Dauer Geld
Zugegeben, das mag vielleicht etwas populistisch klingen. Aber es stimmt! Auf Dauer ist die Pflege eines analogen Urlaubskalenders so zeitintensiv, dass man alleine durch die Lohnkosten bereits auf einen deutlich höheren Betrag kommt, als bei digitalisierten Alternativen. Jeder Mitarbeiter muss einzeln ins Büro kommen und seinen Urlaubswunsch äußern. Danach muss Ihre Sekretärin oder womöglich sogar Sie selbst vergleichen, ob der Urlaub genehmigt werden kann oder ob jemand im gleichen Zeitraum bereits einen Urlaub hat. All das kostet Zeit und vor allem auch eine Menge Geld.
Bei einem digitalen Urlaubskalender haben die Mitarbeiter von vornherein einen Überblick, ob ein anderer Mitarbeiter schon einen Urlaub beantragt hat. Zudem sparen sich sämtliche Mitarbeiter den Weg ins Büro und Sie sparen sich das Vergleichen der Urlaubsanträge, da Sie alle Anträge automatisch erhalten.
Er ist schwer korrigierbar
Einmal mit einem Textmarker oder Kugelschreiber eingetragen ist der Urlaub eines Mitarbeiters schwer „auszuradieren“. Wenn sich der Urlaub eines Mitarbeiters also einmal kurzfristig ändern sollte bereitet das schon Probleme. Dass dies kein Einzelfall ist dürfte wohl jedem klar sein. Bei einem Online Urlaubsplaner kann der alte Urlaub einfach gelöscht werden und ein neuer eingerichtet werden, oder Sie können einfach das Datum ändern. Ganz einfach und sehr effizient.
Der Jahresurlaub muss separat ausgerechnet werden
Wer einen Urlaubskalender an der Wand hängen hat kann den den Jahresurlaub bzw. den restlichen Urlaub nicht direkt einsehen. Dies gilt für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. Nach jedem neu eingetragenem Urlaub muss man den restlichen Urlaubsanspruch neu ausrechnen. Noch komplizierter ist es, wenn sich der Urlaub noch einmal ändert. Dies führt sehr leicht zur Verwirrung oder gar zu Streitigkeiten zwischen Chef und Angestellten.
Bei der mobilen Variante trägt man den Anspruch für das Jahr zunächst einmal ein. Im Anschluss errechnet die Software den restlichen Urlaubsanspruch jedes mal automatisch neu, sobald der Mitarbeiter einen neuen Urlaub genehmigt bekommen hat. Gleiches gilt bei einer Änderung des ursprünglichen Urlaubszeitraums. Bei Verlängerung oder Verkürzung verändert sich der restliche Urlaubsanspruch automatisch. So können Streitigkeiten erst gar nicht entstehen.
Jahresurlaub kann nicht übernommen werden
Dieses Problem knüpft direkt an den vorherigen Punkt an. Zum Jahresende muss die Büroangestellte immer überprüfen, ob die Mitarbeiter ihren Urlaub bereits verbraucht haben, oder ob sie den restlichen Urlaub ins nächste Jahr übertragen muss. Dieser addiert sich dann natürlich auch zum neuen Urlaub hinzu. Dass das eine unnötig zeitintensive Aufgabe ist, kann man schnell erkennen. Zudem können sich beim am Ende des Jahres aufkommenden Stress zusätzliche Fehler einschleichen, sodass es wieder zu den bereits angesprochenen Verwirrungen oder Streitigkeiten kommen könnte.
Bei einer modernen Lösung wird der Jahresurlaub des neuen Jahres einfach neu angegeben und der restliche Urlaub vom Vorjahr automatisch hinzugezählt. Ohne Verwirrung, Probleme oder Leichtsinnsfehler. Außerdem spart man sich die Kalkulationszeit und die Zeit der Eintragung. Einfacher geht es nicht.
Der Urlaubskalender ist unsicher
Warum ist der Urlaubskalender unsicher? Ganz einfach: es ist im Endeffekt lediglich ein an der Wand hängendes Blatt Papier. Sämtliche äußere Einflüsse können auf Ihn einwirken, womit dann die Urlaubsplanung des gesamten Jahres ruiniert wäre. Zusätzlich ist es wie schon erwähnt sehr umständlich, bereits eingetragene Urlaube wieder zu ändern oder gar ganz herauszustreichen. Bei mobilen Varianten sind die eingetragenen Tage allzeit gespeichert und gesichert. Was Sie vor äußeren Einflüssen schützt. Die Flexibilität ist ebenfalls deutlich höher, da man eingetragene Urlaube wieder herauslöschen kann, oder das Start- bzw. Enddatum des Urlaubs ändern kann.
Er schürt Misstrauen
Das manchmal angespannte Verhältnis zwischen Belegschaft und Arbeitgeber kann durch ein unsauber geführten Urlaubskalender noch verstärkt werden. Wenn man mal den Überblick verliert trägt man manche Tage vielleicht einfach nur noch nach Gefühl ein. Auch fehlerhafte Eintragungen können passieren. Das Resultat ist dann ein Mitarbeiter, der sich beschwert, er habe nicht die vereinbarte Anzahl an Urlaubstage abgehalten. Selbstverständlich kann dies natürlich auch zum Vorteil eines Mitarbeiters geschehen. Dieser würde sich in diesem Fall aber nicht sonderlich beschweren, schließlich hat er ja einen Tag mehr frei.
Er ist nicht immer einsehbar
Wenn es einmal stressig wird, kann man den Urlaubskalender nicht immer überprüfen und im Auge behalten. Das ist klar. Das liegt aber auch daran, dass er im Prinzip nur ein einziges Mal besteht, nämlich im Büro des Chefs und seiner Sekretärin. Kommt man da nicht regelmäßig vorbei verliert man Überblick. Gleiches gilt natürlich auch aus Sicht des Chefs. Bekommt man vom Mitarbeiter eine Anfrage für einen Urlaub muss man dort es genau nachsehen, ob bereits jemand an dem Tag Urlaub hat oder nicht. Alles in Allem ist diese Variante sehr umständlich und – wie weiter oben schon erwähnt – äußerst zeitintensiv.
Mit der Online-Anwendung sieht man alle Mitarbeiter auf einen Blick und man sieht genau, ob der Urlaubsantrag möglich ist oder nicht. Die Mitarbeiter selbst sehen ebenfalls den eigenen Urlaub und verlieren nie wieder den Überblick. Bei einem neuen Antrag sehen sie genau, wie viele Urlaubstage noch übrig sind und wie viele Tage ins nächste Jahr übertragen werden müssen.
Moderner Urlaubskalender schafft Freiraum
Mit einem modernen digitalisierten Urlaubskalender funktioniert die Urlaubsverwaltung fast wie von selbst. Die Vorteile dieser modernen Software ist hier noch einmal übersichtlich aufgelistet.
- Die Urlaubstage sind für alle Beteiligten zu jeder Zeit einsehbar. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr auf den Urlaubsplaner zugreifen und alle nötigen Informationen einsehen.
- Sämtliche Anträge kann man von überall aus stellen. Die Mitarbeiter müssen also nicht mehr immer ins Büro sondern können zuhause am Esstisch den Urlaub mit der Familie planen und direkt im Anschluss eine Anfrage an den Chef stellen.
- Die Flexibilität eines Online Urlaubsplaners ist unerreicht. Sämtliche bereits beantragte Urlaube kann man nachträglich noch bequem ändern. Die Zeiten des „drei Mal durchgestrichenen Urlaubsantrags“ sind somit gezählt.
- Die Übersicht ist unschlagbar. Während Sie als Arbeitgeber rätselnd vor einem riesigen Wandkalender stehen, können Sie mit einem digitalisierten Urlaubskalender alle Urlaube übersichtlich auf einmal sehen. Diese sind dann automatisch schön strukturiert aufgelistet. Zugleich sehen Sie auch mit einem Klick, wie viel Resturlaub noch besteht. Die Urlaubseintragung geschieht wie im Handumdrehen.
- Wenn Mitarbeiter die Urlaube mit einem Online Urlaubskalender anstatt mit einem Wandkalender erfassen, können Sie sich endlich wieder gegenseitig vertrauen. Die Urlaube werden für beide Parteien übersichtlich im System angezeigt, wodurch erst gar kein Misstrauen entstehen kann. Dies trägt zur entspannten Arbeitsatmosphäre bei.
Einmal richtig eingeführt kann der digitale Urlaubskalender zu einem effizienten und bedeutenden Werkzeug in Ihrem Betrieb werden. Die Schritte sind besser automatisiert und die Mitarbeiter können sich zudem besser untereinander absprechen.
