5 Gründe GEGEN den Kauf einer Zeiterfassung mit Chip!

Im Netz stößt man ziemlich häufig auf Angebote, die eine Zeiterfassung mit Chip anpreisen. Diese werden immer als günstige All-inklusive-Lösung bezeichnet. Doch diese chipbasierten Zeiterfassungen sind nur auf den ersten Blick günstig.

Das Crewmeister Magazin zeigt auf, wo die Kostenfallen dieser Billiganbieter liegen und welche Alternativen es noch gibt.

1. Eine Zeiterfassung mit Chip wird oft später teuer.

Das Angebot einiger Anbieter scheint zu schön um wahr zu sein. Dabei wird oft versprochen ein Komplettsystem eines chipbasierten Terminal inkl. dazugehöriger Software zum einmaligen Festpreis von wenigen hundert Euro zu bekommen.
Doch leider bleibt es aufgrund der Wartung von Software und Hardware selten bei den Kosten für den initialen Kauf.

Die Software-Landschaft entwickelt sich weiter aber auch potenzielle Sicherheitsbedrohungen wie Viren und andere Malware. Damit die Software stets die neuesten Arbeitsgesetze berücksichtigt, auf der neuen Windowsversion läuft und gegen die aktuellste Malware geschützt ist, sollte sie regelmäßig aktualisiert werden.
Hier kommen bei günstigen Anbietern stets zusätzliche Gebühren auf den Käufer zu. Jedes Unternehmen sollte dies beim Kauf einer Software unbedingt im Vorfeld klären besonders da einige Hersteller diese Kosten nicht prominent sondern nur im kleingedruckten erwähnen. Die Folgekosten können sonst unerwartet hoch steigen.

Auch der Kundenservice wird bei vielen dieser günstigen Anbieter nicht sehr groß geschrieben. Bei einem Problem bleibt nichts anderes übrig als eine kostenpflichtige Telefonhotline zu wählen. Die Kosten werden hier im 15-Minutentakt abgerechnet und betragen oft bis zu 30 Euro pro Viertelstunde zzgl. MwSt.

Bei Problemen mit der Hardware kann es dann richtig böse Überraschungen geben. Da es sich meist um Spezialgeräte handelt, muss meist auch ein spezialisierter Techniker das Problem lösen. Bis der kommt vergeht nicht nur Zeit in der die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht erfassen können, sondern die Kosten für Anfahrt und Dienstleistungen übersteigen schnell den ursprünglichen Kaufpreis.

2. Zeiterfassungen mit Chip sind unflexibel

Eine günstige Zeiterfassung mit Chip ist ausschließlich für stationär arbeitende Mitarbeiter geeignet. Dies ist vor allem von Nachteil, wenn das Unternehmen nicht nur aus stationär arbeitenden Mitarbeitern besteht, sondern auch aus Angestellten, die im Auftrag des Kunden unterwegs sind. Wenn ein Angestellter beispielsweise einmal zum Kundenbesuch muss oder anderswo arbeitet, muss er immer erst zum Unternehmen fahren und die Arbeitszeit mit dem Chip starten. Am Arbeitsende muss er dann selbstverständlich wieder zurück und seinen Arbeitstag mit dem Chip offiziell beenden.

Auch moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice können über diese Lösungen nicht abgebildet werden. Die Arbeitszeiten müssen dann intransparent und aufwändig händisch nachgetragen werden.

3. Eine Stempeluhr mit Chip kann gefährlich sein.

Warum ist eine Zeiterfassung mit Chip gefährlich? Diese Frage kann ganz einfach anhand eines Beispiels beantwortet werden. Viele Unternehmen haben sich die Zeiterfassung Chipdrive gekauft. Auch hier wurde lediglich der Preis des Terminals inklusive der Chips angepriesen. Im Jahr 2016 wurde die Produktlinie schließlich geschlossen und die Terminals mit Chips nicht weiter unterstützt. Alle Unternehmen, die diese Terminals gekauft haben erhalten weder Updates, noch Telefonsupport und sind gezwungen sich ein komplett neues Zeiterfassungssystem zuzulegen.

4. Das Chip-System ist zu Wartungsintensiv

Spezialhardware wie Terminals mit Chips hat zwar den Vorteil, dass Sie für einen einzigen Zweck entwickelt wird und diesen auch recht gut abdeckt, jedoch bedeutet dies auch dass solche Hardware eben auch sehr speziell ist.

Bei Problemen muss sich meist auch ein spezialisierter Techniker der Lösung widmen. Bis der kommt vergeht nicht nur Zeit in der die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht erfassen können, sondern die Kosten für Anfahrt und Dienstleistungen übersteigen schnell den ursprünglichen Kaufpreis.

Des weiteren muss für jeden neuen Mitarbeiter ein neuer Chip konfiguriert werden. In großen Firmen mit eigenen Verwaltungsabteilungen ist dies kein Problem. Für kleine Firmen wird dies schnell zur nervigen zusätzlichen Aufgabe

Aus einer einfach klingenden Terminal Zeiterfassung wird teilweise ein schwieriges Unterfangen.

5. Stempeluhr mit Chip ist oft fehleranfällig

Sobald man den Chip zuhause vergisst, kann man seine Arbeitszeit selbstverständlich nicht erfassen. Das ist für jeden einzelnen Mitarbeiter eine nervige Angelegenheit. Genauso sieht es auch beim Arbeitgeber aus. Dieser muss die versäumte Zeit nämlich manuell nachtragen. Fehler können somit sehr einfach entstehen und man verschwendet zudem viel Zeit. Genau das Gegenteil möchte man eigentlich mit einer modernen Zeiterfassung erreichen.

6. Die Alternative: Flexibler dank Tablet!

-> Ein handelsübliches Tablet in eine Vorrichtung und schon kann es los gehen!

Die bereits zu Beginn des Artikels erwähnte Alternative funktioniert exakt genauso, wie eine handelsübliche Terminal Zeiterfassung. Jedoch ohne die zuvor erwähnten Nachteile! Der Clou an der Geschichte: Sie brauchen kein Geld in eine Teure Zeiterfassung mit Chip investieren. Alles was Sie brauchen ist ein Tablet. Selbst die Chips sind bei diesem System überflüssig. Und jeder weiß: Was man nicht hat, kann man auch nicht vergessen.

Das moderne Terminal-System hat aber noch zahlreiche weitere Vorteile:

• Das Zeiterfassungssystem ohne Chip ist wesentlich kostengünstiger. Der Preis basiert nicht auf einem einmaligen exorbitanten Betrag. Man bezahlt lediglich einen monatlich kündbaren Preis, der sich an der Zahl der Mitarbeiter orientiert. Beispielsweise zahlt man bei einer Unternehmensgröße von 20 Mitarbeiter weniger, als bei 50 Beschäftigten. Das ist nicht nur fair, es lässt sich auch nachträglich noch abstufen.
• Zusätzlich bedient das System dank mobiler Apps auch Unternehmen die nicht nur stationär arbeitende Mitarbeiter beschäftigt. So ist es für mobil und stationär Angestellte geeignet. Man kann sich sowohl mit der Handy Applikation, als auch am Tablet einstempeln. Mitarbeiter, die normalerweise im Büro sind können sich ganz normal über das Tablet einstempeln und dann die App nutzen, wenn Sie einmal unterwegs sind und beispielsweise einen Kunden besuchen.
• Es gibt keine versteckten Kosten! Alle Updates, sowie der Kundensupport ist bereits im Monatspreis inbegriffen. Bei einer Zeiterfassung mit Chip sind das meist die Kosten, die vorher nicht erwähnt werden und langfristig bis ins unermessliche steigen können.
• Die bereits erwähnten Softwareupdates sind bei Apps natürlich kostenlos. Zusätzlich braucht man dafür auch keinen Techniker, der diese Updates und die erstmalige Einrichtung durchführt. Deshalb ist das System wesentlich einfacher und um ein Vielfaches weniger Wartungsintensiv im Vergleich zu einer Zeiterfassung mit Chip.
• Durch die nicht vorhandenen Wartungszeiten müssen Sie als Arbeitgeber auch keine Zeiten gesondert aufschreiben und im Nachhinein nachtragen. Das spart man sich somit. Alle Zeiten sind immer direkt im System und Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Daten.
• Rechtlich sind Sie dann auch endlich auf der sicheren Seite. Durch die minutengenaue Erfassung einer modernen Lösung sind alle Arbeitszeiten erfasst, inklusive der Überstunden und der Pausen. Sämtliche rechtliche Regularien sind erfüllt und Sie können sich bei der nächsten Kontrolle vom Zoll entspannt zurücklehnen.
• Eine moderne Terminal Zeiterfassung speichert die erfassten Arbeitszeiten nicht einfach nur ab sondern sichert sie auch noch umfassend. Durch externe Server sind alle Arbeitszeiten doppelt abgesichert. Damit sind die Tage des Datenverlustes gezählt. Sämtlichen äußeren Widrigkeiten wird damit getrotzt.

Zeiterfassung mit Chip – das Fazit

Zusammenfassend können wir nur noch einmal betonen, dass eine Zeiterfassung mit Chip nicht notwendig ist. Es gibt bereits zahlreiche Alternativen, die das Thema Zeiterfassung wesentlich kostengünstiger und effizienter umsetzen. Zudem gerät man dadurch nicht in eine Abhängigkeit, die an zusätzliche Kosten gekoppelt ist.

Sie möchten eine moderne Zeiterfassung einführen, wissen aber nicht wie Sie dabei vorgehen sollen?

Kein Problem! Mit unserer kostenlosen PDF „Zeiterfassung 4.0“ geht dies ganz einfach. Wir gehen mit Ihnen den Weg von der Analyse des Status Quo bis zur letztendlichen Einführung.

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