Die Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Von ihnen ist es abhängig, dass Arbeitsabläufe planmäßig von Statten gehen und kompetent ausgeführt werden. Voraussetzung dafür ist eine ausgeglichene Urlaubsplanung sowie ein professionelles Personalmanagement. Die Führungskräfte eines Unternehmens haben im Rahmen der Personalplanung die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Arbeitnehmer zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind. So können diese das Unternehmen bestmöglich mit ihren Ressourcen bei der Zielerreichung unterstützen. Dem voraus gehen Überlegungen, zu welcher Zeit welcher Personalbedarf vorliegt. Das ist beispielsweise auch von saisonalen Arbeitsbedingungen sowie der jeweiligen Auftragslage abhängig. Auf der anderen Seite braucht jeder Mitarbeiter selbstverständlich ausreichend Erholungsphasen, um anschließend wieder voll leistungsfähig sein zu können. Unternehmer müssen planen können, wann sie auf welchen beziehungsweise wie viele Angestellte verzichten können.
Personalmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen
Unabhängig von der Unternehmensgröße hat das Personalmanagement zum Ziel, die Ressourcen sämtlicher Mitarbeiter qualitativ und quantitativ bestmöglich im Sinne der Unternehmenszwecke einzusetzen. Gleichzeitig soll mit einer klugen Planung ebenso eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit erreicht werden. Experten haben in Studien wiederholt belegt, dass zufriedene Mitarbeiter sowohl produktiver als auch kreativer sind. Angestellte, die sich in ihrem Job rundum wohl fühlen, sind außerdem seltener krank und bleiben dem Unternehmen umso länger treu. Sämtliche Faktoren sind dem Erfolg eines Unternehmens zuträglich. Sie gehen zusätzlich mit geringeren Personalkosten sowie enormer Wettbewerbsfähigkeit einher.
Das Personalmanagement setzt sich aus folgenden Aufgabenbereichen zusammen:
Personalplanung
Die Personalplanung hat zum Ziel, festzulegen, über welche Qualifikationen Mitarbeiter verfügen müssen, um die Arbeitsabläufe, die im Unternehmen anfallen, qualitativ hochwertig ausführen zu können. Es muss festgelegt werden, welcher Bedarf an Mitarbeitern kurz-, mittel- und langfristig gegeben ist und gedeckt werden muss. Das Ziel besteht darin, zu jeder Zeit ausreichend passende Mitarbeiter zur Verfügung zu haben. Das muss insbesondere hinsichtlich der Urlaubsplanung im Blick behalten werden. Eine solche muss bewerkstelligen, dass jeder Mitarbeiter ausreichend Erholungsphasen zur Verfügung hat, sich gleichzeitig aber nie zu viele Angestellte im Urlaub befinden, was einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen gefährden könnte. Mit digitalen Urlaubsplanern haben Führungskräfte den Urlaub sämtlicher Angestellter im Blick. Das dient einer besseren Übersicht und spart zudem Zeit. Je nachdem, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen umfasst, sollten nie mehr als zwei Mitarbeiter gleichzeitig in den Urlaub gehen. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass der Urlaub nur so genehmigt wird, dass von einer Abteilung immer ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die notfalls die Aufgaben von beurlaubten Mitarbeitern vorübergehend unter sich aufteilen und übernehmen können. Insbesondere sollten Führungskräfte darauf achten, dass ihre Aufgaben während längeren Abwesenheitsphasen von Stellvertretern übernommen werden.
Personalbeschaffung
Sobald eine Stelle frei wird, muss dafür gesorgt werden, dass diese baldmöglichst durch neue adäquate Mitarbeiter ersetzt wird, um die Arbeitsabläufe im Unternehmen am Laufen zu halten. Dasselbe gilt ebenso, wenn abzusehen ist, dass zusätzlicher Bedarf an Arbeitskräften besteht, beispielsweise in saisonalen Hochzeiten. Das trifft aufgrund optimaler Witterungsbedingungen etwa auf die Baubranche im Sommer zu. Stellenausschreibungen können sowohl extern als auch intern für die Personalsuche geschaltet werden.
Entgeltmanagement
Das Entgeltmanagement kümmert sich um die Zahlung monetärer Leistungen des Personals. Experten empfehlen in diesem Zusammenhang zunehmend eine Entlohnung, die an die Leistung des jeweiligen Mitarbeiters gekoppelt ist. Angestellte, die entsprechend mehr Einsatz zeigen und hochmotiviert sind, fühlen sich in ihrer Einstellung anerkannt und können ihre Motivation somit aufrechterhalten. Ebenso hinsichtlich einer termingerechten Entlohnung können sich Unternehmer Erleichterung schaffen: Mit der digitalen Buchhaltungssoftware von Lexware haben Führungskräfte nicht nur sämtliche Geschäftszahlen im Blick, damit lassen sich auch Löhne und Gehälter aller Mitarbeiter online berechnen sowie über DATEV- und ELSTER-Schnittstellen unkompliziert an den Steuerberater und das Finanzamt übermitteln. Eine zeitnahe Lohnzahlung sichert Mitarbeiter finanziell ab und schafft Zufriedenheit. Hier schließt sich der Kreis: Zufriedene Mitarbeiter binden sich an das Unternehmen und zeigen qualitativ hochwertigen Einsatz. Ein Zustand, der letztlich wieder dem Unternehmen zugutekommt.
Personalentwicklung
Die Personalentwicklung umfasst sämtliche Maßnahmen, die dem Erhalt sowie der Verbesserung der Mitarbeiterkompetenzen dienen. Dazu gehören:
- Angebote zur Aus- und Weiterbildung
- Umschulungsmaßnahmen
- Mentoren-Programme
- Coachings
Personaleinsatz
Dieser Aufgabenbereich befasst sich mit dem Abgleich der Inhalte einer Stelle und den Qualifikationen eines Mitarbeiters. Diese sollten deckungsgleich sein, das heißt, dass der Mitarbeiter die Qualifikationen besitzen muss, um die Anforderungen der Stelle zu erfüllen. Berücksichtigt werden sollten jedoch in gleichem Maße die Interessen des Angestellten. Diesbezüglich können ihm Vorgesetzte beispielsweise durch Möglichkeiten zu flexiblen Arbeitszeiten entgegenkommen. Auch die freie Gestaltung der Arbeitsbedingungen, etwa in Form von Home Office, lässt Mitarbeiter zufriedener werden, weil sie Familie und Beruf leichter miteinander vereint bekommen, was wiederum Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens steigert.