Wie sich auch Geschäftsführer kleiner Unternehmen Urlaub leisten können

Kleinunternehmer, besonders jene, die Ihr Unternehmen eigenständig von Null aufgebaut haben leben für Ihren Betrieb. Die hohe Arbeitszeit wird oftmals durch den Stolz auf die eigene Unternehmung, den Spaß an der Arbeit und die daraus resultierende positive Entwicklung des Betriebes kompensiert. Da kommen oftmals Auszeiten viel zu kurz. Laut einer Studie des Software-Unternehmens Sage verzichtet jeder fünfte deutsche Kleinunternehmer ganz auf Urlaub (19%). Lediglich 13% haben weniger als fünf Tage genommen und gerade einmal 22% nehmen die für Arbeitnehmer üblichen 26 – 30 freien Tage. Die Gründe der Geschäftsführer sind oftmals sehr ähnlich. Der Mangel an kompetenten Mitarbeitern denen wichtige Aufgaben anvertraut werden können, viele aufwendige Verwaltungsprozesse neben dem Hauptgeschäft, oder schlechte bzw. fehlende Technologien zur Erleichterung von Arbeitsprozessen – das alles hindert Führungskräfte einmal loszulassen.

So kommt es schnell mal zu Überstunden und urlaubsfreien Monaten oder gar Jahren, die sich langfristig anstauen. Für viele Kleinunternehmer ist das selbstverständlich und wird oftmals gar nicht erst als Opfer angesehen. Trotzdem – regelmäßige Auszeiten und auch längere Urlaube sind nicht nur für die Angestellten, sondern auch für Geschäftsführer essentiell um neue Energie wieder aufzutanken. Denn ohne ruhigere Erholungszeiten geht nicht nur die Energie aus, es mangelt auch an Kreativität und innovativen Ideen. Genau das ist aber ausschlaggebend um Kunden zu halten und erfolgreiche Betriebe und Unternehmenswachstum zu entwickeln.

Mit den folgenden Maßnahmen können sich auch Kleinunternehmer einmal eine Auszeit nehmen:

Richtige Jahreszeit auswählen

Im ersten Schritt ist es wichtig, den richtigen Zeitpunkt zu wählen, nämlich dann, wenn sich die Auftragslage etwas entspannt hat. Jede Branche hat neben der Hauptsaison auch mal Zeiten, in denen es weniger zu tun gibt, als gewöhnlich. In diesen Zeiten fallen weniger Aufgaben an, die unmittelbar erledigt werden müssen. Diese Zeiten sind ideal, um einmal Urlaub zu nehmen, denn die Wahrscheinlichkeit, dass kurzfristig Probleme bei Kunden auftreten oder den Betrieb wichtige Neuaufträge erreichen ist geringer.

Die Baubranche ist beispielsweise witterungsbedingt weniger aktiv in den Wintermonaten. Daher ist es sinnvoll als Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens die Urlaubszeit in den Winter zu legen.

Delegieren

Aufgaben delegieren steht nun im nächsten Schritt an. Zuerst einmal ist es auch für Geschäftsführer kleiner Unternehmen sinnvoll einen Stellvertreter zu ernennen, der nicht nur in Urlaubs- sondern auch in Krankheitsphasen automatisch einspringen kann und den Betrieb zumindest kurzfristig am Laufen hält. Am besten eignet sich dafür ein langjähriger Mitarbeiter oder ein Angehöriger. Im Idealfall ist dies immer die gleiche Person, die auch den Kunden bereits bekannt ist, bzw. den Betrieb schon kennt. Der Stellvertreter sollte im Abwesenheitsfall des Chefs mit umfänglichen Weisungsbefugnissen ausgestattet sein.
Bei der Wahl der richtigen Person ist nicht nur dessen Kompetenz sonder vor allem auch das Vertrauen zu der stellvertretenden Person ausschlaggebend.

Nachdem man gewöhnlicher Weise nie alle Tätigkeiten direkt auf eine Person übertragen kann, ist es sehr hilfreich eine Liste über sämtliche Aufgaben aufzustellen, die nicht für die Zeit des geplanten Urlaubs ruhen können. Andere Mitarbeiter, die sich in gewissen Bereichen besser auskennen als der Stellvertreter können wichtige, übrige Aufgaben übernehmen. Beim Delegieren muss auf einiges geachtet werden:

1. Kein Mitarbeiter sollte überlastet werden. So sollte zum Beispiel ein Gebäudereiniger verschiedene Objekte, die er sonst persönlich betreut nicht an zwei Mitarbeiter übergeben die schon komplett ausgelastet sind sondern in diesem Fall lieber einen Sub-Unternehmer beauftragen. Zwar entstehen dadurch wieder Kosten, jedoch kann langfristig der Kunde gehalten werden und auch die Arbeit der Mitarbeiter wird nicht eingeschränkt.
2. Übertragene Aufgaben sollten die Fertigkeiten der Mitarbeiter wenn möglich nicht überschreiten. Ist ein angestellter Hausmeister primär für die Grünanlagenpflege zuständig, sollte er keine Aufgaben im Bereich der Hauselektrik übernehmen.

Informieren

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Das gilt auch für die Urlaubsplanung. Sämtliche Mitarbeiter sollten nicht nur über die gerade beschriebene neue Verteilung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten informiert werden, sondern auch  über die Länge, den Ort des Urlaubsaufenthaltes und Kontaktmöglichkeiten. So können die Mitarbeiter nicht nur diese Informationen an Kunden und Geschäftspartner weitergeben, sondern haben auch eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme im Notfall.

Auch Kunden und Geschäftspartner sollten im Vorfeld über die Abwesenheit Bescheid wissen. So wundert sich niemand während der Abwesenheit über eine ausbleibende Antwort und jeder bekommt die Möglichkeit Themen mit hoher Dringlichkeit noch vor dem Urlaub zu klären. (Link Kundenzufriedenheit)

Auf gar keinen Fall sollte vergessen werden das Telefon auf die Nummer des Stellvertreters umzuleiten und einen Email-Autoresponder einzustellen.

Die Abwesenheit kann ganz einfach mit ins laufende Kundengespräch oder einen Newsletter miteingebunden werden.

Pufferzeit einplanen

Nun sind sämtliche Projekte abgeschlossen und Aufgaben delegiert. Vor und nach dem eigentlichen Urlaubszeitraum lohnt es sich aber noch jeweils 1-2 Tage Pufferzeit einzuplanen. So können wichtige Projekte abgeschlossen werden bevor man sich für einen längeren Zeitraum verabschiedet und nach der Abwesenheit hat man noch etwas zeitlichen Spielraum sich um liegengebliebene Post, Anrufe in Abwesenheit und E-Mails zu kümmern bevor einen wieder der Alltagsstress einholt. So hat man noch genug Zeit sich zu akklimatisieren und kann die gesammelte neue Kraft voll mit in die nächste Arbeitsphase nehmen.

Vorbereitet und erreichbar sein

Im Optimalfall spielt die Arbeit während der Urlaubszeit selber überhaupt keine Rolle und man kann sich zu 100% seiner Freizeit widmen. Smartphone und Laptop zuhause zu lassen hilft dabei grundsätzlich sehr. Trotzdem sollte der Geschäftsführer eines Betriebs immer für Notfälle erreichbar sein. Ein internetfreies, altes Handy mit einer privaten Telefonnummer sichert Erreichbarkeit im Notfall zu, schränkt aber sämtliche Arbeiten für den Betrieb ein.

Auszeiten sind wichtig um neue Energie und Ideen zu sammeln. Auch Unternehmer, die mit Herz und Seele hinter ihrem Betrieb stehen sollten sich von Zeit zu Zeit einen Urlaub gönnen, damit es nicht zu langen Perioden ohne Urlaubszeiten kommt. Wenn alle beschriebenen Maßnahmen umgesetzt werden, sollte eine längere Abwesenheit auch reibungslos von statten gehen.

Wem die ganze Planung hinter diesen Maßnahmen zu viel ist, kann auch erst einmal ein verlängertes Wochenende oder mehrere Kurzurlaube nehmen, um zu testen, wie sich das Tagesgeschäft im Falle einer Abwesenheit entwickelt. Auch kurze Urlaube können Abwechslung darstellen. Läuft alles gut in diesen Testphasen, so können später auch längere Urlaube in Angriff genommen werden.