Ein Großteil von Arbeitnehmern in Deutschland bekommt Überstunden die über die im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitszeiten hinausgehen über ein erhöhtes Gehalt oder zusätzliche Urlaubstage kompensiert.
Ein genauer Stundennachweis wird aber auch oft für alle Arbeitnehmer die direkt nach Stundenlohn bezahlt werden, wie z.B. Mini-Jobber oder Werkstudenten, geführt. Allein schon weil für diese Anstellungsverhältnisse besondere gesetzliche Dokumentationsvorschriften gelten.
Um einen Stundennachweis über diese Über- oder Unterstunden zu erfassen führen die meisten kleinen Unternehmen in Deutschland Stundenzettel für Ihre Mitarbeiter.
Der altbewährte Stundenzettel ist einfach und wird als Stundennachweis der Arbeitszeit seit Jahrzehnten genutzt und neuerdings von Excel-Vorlagen gut ergänzt.
Stundennachweise mit Stundenzetteln oder Excel können problematisch sein.
Vergleicht man den Stundenzettel jedoch einmal mit den Anforderungen die ein modernes kleines Unternehmen an einen Stundennachweis haben sollte, ergibt sich ein anderes Bild:
- Das wohl größte Problem eines Stundennachweises mit Stundenzetteln oder Excel ist potenziell auftretendes Misstrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern:
Arbeitnehmer haben manchmal keine Einsicht in die Arbeitszeiten die der Arbeitgeber z.B. in seine Excel Vorlage einträgt und bezweifeln die Echtheit der Angaben.
Noch häufiger misstrauen Arbeitgeber den vom Arbeitnehmern ausgefüllten Stundenzettel und vermuten, dass hier oder da die ein oder andere Minute unterschlagen wird. Da sich die Richtigkeit eines Stundennachweis über einen Stundenzettel auf Papier kaum objektiv beweisen oder belegen lässt, entstehen schnell Konflikte und Misstrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dies führt zu schlechter Stimmung im Team und schnell zu einer geringeren Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter.
In der Tat ist diese Form von Arbeitszeitbetrug in Deutschland in manchen Branchen ein großes Problem. - Eine weitere Anforderung an einen Stundennachweis ist die Praktikabilität im Berufsalltag. Der Mitarbeiter soll sich in erster Linie auf seine Kernaufgabe konzentrieren. Der Stundennachweis soll möglichst nebenher laufen.
- Gleichzeitig soll sich der Stundennachweis den individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Ein Handwerksbetrieb möchte jedem Zeiteintrag vielleicht ein Projekt oder Kunden zuordnen, bei einer Gebäudereinigung sollen Besonderheiten der Schicht vom Mitarbeiter auf dem Stundenzettel festgehalten werden.
Auch soll ein Stundennachweis natürlich für alle Arbeitnehmer unabhängig der Anstellung, egal ob Praktikant, Azubi oder Vollzeitkraft, reibungslos funktionieren.
Solch individuellen Anforderungen sind vielleicht der Grund warum sich der Stundennachweis mit Stundenzettel trotz offenkundiger Mängel noch wacker in kleinen Unternehmen in Deutschland hält.
Diese Probleme mit entsprechendem Anforderungsprofil teilen viele kleine Unternehmen in Deutschland.
Es gibt moderne Alternativen zum Stundennachweis per Stundenzettel oder Excel.
Die Crewmeister Zeiterfassungssoftware löst genau diese Probleme und macht den Stundennachweis transparent. Folgendermaßen funktioniert diese Lösung:
Der Stundenzettel wird dabei von einer einfachen mobile App bzw. browserbasierten Online Software als Zeitnachweis abgelöst und bietet endlich eine 100%ige Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Mobil arbeitende Mitarbeiter laden sich einfach die App auf Ihr Smartphone und erfassen damit die Arbeitszeit und Pausen. Wenn gewünscht erfasst die App auch zum Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend jeweils den Standort des Mitarbeiters. So beweist der Mitarbeiter zum einen seinem Vorgesetzten, auch wirklich noch bei der Arbeit gewesen zu sein und der Vorgesetzte stellt sicher, dass der Mitarbeiter sich z.B. nicht schon vor Arbeitsbeginn, z.B. während der Anfahrt eingestempelt hat.
Durch diese Transparenz ist kein Arbeitszeitbetrug mehr möglich. Dies beugt Misstrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern vor und steigert letztendlich die Leistungsbereitschaft und Produktivität von allen.
Mitarbeiter die nicht mobil sondern stationär arbeiten, nutzen das System entweder über das Tablet-Zeiterfassungsterminal oder den eigenen PC.
Um die Flexibilität eines Stundenzettels beim Stundennachweis mit einer solchen Software nicht zu verlieren, können Zeiten bei Crewmeister unter anderem direkt bestimmten Projekten oder Kunden zugeordnet werden. Auch eine Notiz kann der Mitarbeiter jeder Arbeitszeit mitgeben.
Trotz dieser Flexibilität bei der Stundenerfassung ist das System so einfach aufgebaut, dass es jeder, unabhängig von seinen Kenntnissen im Umgang mit Software, sofort und ohne Einarbeitung versteht.
Alle Stundennachweise landen in Echtzeit beim Arbeitgeber
Der Arbeitgeber bekommt alle Arbeitszeiten vollautomatisiert und in Echtzeit strukturiert über seinen Administratorenkonto zur Verfügung gestellt. Die Zeiten können dann mit wenigen Klicks z.B.nach Projekten oder einzelnen Mitarbeitern ausgewertet werden und stehen auch als Stundennachweis per Excel Export zur Verfügung. Die Daten können somit direkt und ohne Zusatzaufwand an den Steuerberater weitergeleitet werden.
Der gesamte Prozess von der Erfassung der Zeiten über die Berechnung und Auswertung bis hin zur Integration in die Lohnbuchhaltung wird somit automatisiert.
Die Vorteile im Vergleich zur Stundenerfassung mit Stundenzettel oder Excel liegen somit auf der Hand:
- Kein Arbeitszeitbetrug, ob von Arbeitgeber- oder Arbeitnehmerseite mehr möglich.
- Arbeitszeiten liegen in Echtzeit vor. Den Stundenzetteln muss nicht mehr hinterhergelaufen werden.
- Einfacher in der täglichen Handhabung für jeden Mitarbeiter.
- Keine Übertragungsfehler mehr z.B. wenn Stundenzettel händisch in Excel eingetragen werden.
- Detaillierte Auswertungen pro Projekt oder Mitarbeiter. So kann z.B. mit wenigen Klicks überprüft werden, ob ein Projekt profitabel war oder nicht.
- Bis zu 80% Reduzierung des entsprechenden Verwaltungsaufwands im Vergleich zu Stundenzettel und Excel.
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