Büros sind viel mehr als bloß Räume zum Arbeiten – sie zeichnen Arbeitsabläufe vor, bestimmen die Arbeitsatmosphäre und sind zugleich Aushängeschild für Besucher. Ihre Einrichtung ist deswegen ein nicht zu unterschätzender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Erfahren Sie hier, was es bei der Büroeinrichtung zu beachten gibt.
Büro mit System: Voraussetzung für reibungslose Abläufe
Ob digital oder analog – der einfache und schnelle Zugang zu Dokumenten und Unterlagen für alle Mitarbeiter ist das A und O reibungsloser Arbeitsabläufe. Schon bei der Anlage von Ablage- und Ordnersystemen sollten deswegen diese Aspekte bedacht werden:
- Standort: Unterlagen sollten für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein
- Struktur: Inhalte sollten sinnvoll und übersichtlich gruppiert sein
- System: Die Ordnungsweise sollte leicht zu erkennen und fortzuführen sein
Unverzichtbar für die Umsetzung dieser Punkte ist eine konsequente Beschriftung aller Ordner und Fächer. Im Idealfall wird von Anfang in einheitliche Ordner, Mappen und Schilder im Corporate Design investiert – denn das macht nicht nur einen professionellen Eindruck bei Besuchern, sondern hilft auch neuen Mitarbeitern, sich schnell in das bestehende Ordnungssystem einzufinden.
Produktivität: Angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen
Die Produktivität des Teams hängt maßgeblich von der allgemeinen Atmosphäre im Büro ab – und diese wird nicht primär vom Raum selbst, sondern von seiner Einrichtung bestimmt. Um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen, sollte bei der Wahl und Anordnung der Möbel das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Zentrum stehen:
- Bewegungsfreiheit am Arbeitsplatz
- ergonomische Schreibtischausstattung
- geräumige Wege zu Schränken, Türen und Fenstern
- Möglichkeit, die Körperhaltung zu wechseln (zum Beispiel durch Steharbeitsplätze oder Sitzgruppen)
- angenehme Lichtverhältnisse in allen Aufenthaltsbereichen
Genauere Angaben zu den benötigten Raumabmessungen und Bewegungsflächen in Büros finden sich in den technischen Regeln für Arbeitsstätten der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.
Die Arbeitsatmosphäre zusätzlich verbessern können Pflanzen. Denn sie sind nicht nur optisch ein Wohlfühlfaktor, sondern tragen auch zu einem besseren Raumklima bei – und steigern so die Produktivität der Mitarbeiter nachweislich um durchschnittlich 15 Prozent.
Corporate Identity: Das Büro als räumliche Visitenkarte
Gerade jetzt, da viele Geschäftskontakte zum Großteil im digitalen Raum gepflegt werden, wird der reale Büroraum als Aushängeschild für das Unternehmen immer wichtiger. Auch in Bezug auf Kunden und Geschäftspartner kann daher die Atmosphäre im Büro ausschlaggebend für den Erfolg des Unternehmens sein. Insbesondere bei der Gestaltung des Empfangsbereichs sowie bei der Einrichtung des Chefbüros sollten Farben, Formen und Stil der Büroeinrichtung deswegen vor dem Hintergrund der Corporate Identity ausgesucht werden. Ob bodenständig oder zukunftsweisend – mit einem einheitlichen Designkonzept wird das Büro zur räumlichen Visitenkarte.
Büroeinrichtung: Investition in die Zukunft des Unternehmens
Die Einrichtung eines neuen Büros mag ein Startup vor viele Herausforderungen stellen, doch es eröffnet auch die Möglichkeit für wegweisende Entscheidungen. Ob Arbeitsabläufe oder Atmosphäre, Selbstverständnis oder Außenwirkung – die Büroeinrichtung ist in jeder Hinsicht eine Investition in den zukünftigen Erfolg des Unternehmens.
Grundsätzlich einige gute Hinweise, die hier erwähnt werden. Allerdings ist vieles in der Praxis doch eher Luxus. Ich war am Aufbau von 3 Start-Ups beteiligt und gerade am Anfang ist vieles einfach budgetmäßig nicht umsetzbar. Gerade dann wenn die Zahl der Mitarbeiter schnell ansteigt und man öfter mal die Räumlichkeiten wechseln muss. Wir sind mittlerweile dazu übergegangen manche Arbeitszeiten, z.B. bei Einzelprojekten mit hoher Prio, diese in andere Räumlichkeiten auszulagern. Weil wir bei meinem aktuellen Start-Up im Düsseldorfer Außenbezirk ansässig sind, mieten wir uns zeitweise weitere Räume für Projektarbeiten oder wichtige Business-Meetings bei Collection (https://www.ubc-collection.com/collection-business-center-duesseldorf-kaiserswerther-str.html ) im Düsseldorfer Stadtkern an. Da bleibt man dann auch lokal weiterhin verfügbar ist aber bei räumlichen Engpässen deutlich flexibler ohne gleich eine höhere Fixkostenbelastung zu tragen.