Mobile Zeiterfassungen sind im Trend. Mit modernen Systemen können die Mitarbeiter direkt über ihr Smartphone oder ein günstiges Tablet im Fahrzeug die Arbeits- und Projektzeiten erfassen. Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern bringt auch Transparenz in das Thema Arbeitszeiten und kann beispielsweise auch als verlässliche Grundlage zur Rechnungsstellung dienen.
Neben der reinen Erfassung der Zeit kann mit modernen mobilen Zeiterfassungen meist jedoch zusätzlich auch der Standort des Mitarbeiters ermittelt werden. Der Vorteil: Der Mitarbeiter kann das System nicht missbräuchlich verwenden und der Vorgesetzte ist näher dran am operativen Geschehen. Der Nachteil: Dies lässt vor allem Datenschützer aufhorchen.
Das Crewmeister Magazin hat einmal die rechtlichen Grundlagen in Deutschland recherchiert und zusammengefasst, unter welchen Voraussetzungen eine Erfassung und Speicherung von Standortdaten der Mitarbeiter im Rahmen des Arbeitsverhältnisses datenschutzrechtlich erlaubt ist.
In welchen Fällen dürfen Arbeitgeber die mobilen Standortdaten von Mitarbeitern erfassen?
Grundsätzlich gibt das Gesetz in diesem Fall keine eindeutige Antwort. Vielmehr hängt es von Fall zu Fall ab, ob und wenn ja, in welcher Form Standortdaten der Mitarbeiter erfasst werden dürfen. Dies hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
- Zweck der Erfassung der Standortdaten
Da es sich bei Standortdaten der Mitarbeiter um personenbezogene Daten handelt, muss die Erfassung, Verarbeitung und Nutzung durch den Arbeitgeber klar argumentiert werden. Werden Standortdaten z.B. zur Koordination des Arbeitseinsatzes benötigt, wäre dies nach §26 Abs. 1 BDSG (Neu) zulässig. Auch wenn GEO-Daten zur Sicherheit des Arbeitnehmers, wie z.B. bei Sicherheitspersonal, erfasst werden, ist eine solche Erfassung der Standortdaten meist bereits unmittelbar nach §26 Abs. 1 BDSG (Neu) zulässig. In beiden Fällen bedürfte es also keiner ausdrücklichen Einwilligung des Mitarbeiters, wohl aber bestehen Informations- und Auskunftspflichten betreffend die verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Hier kann es individuell eine Reihe an verschiedenen Zwecken geben, die es Arbeitgebern erlauben, Standortdaten der Mitarbeiter während der Arbeitszeit zu erfassen.
- Welche GEO-Daten dürfen wann erfasst werden?
Erfasst werden dürfen ausschließlich Standortdaten, die einem vorher zu definierenden Zweck dienen. Bei einem Zeiterfassungssystem ist eine bloße Erfassung ohne GEO-Daten bei Arbeitsbeginn und –ende bzw. Projektbeginn und –ende also allgemein unbedenklich. Die zusätzliche Erfassung von GEO-Daten hingegen bedarf wie oben beschrieben eines legitimen Zwecks.
Sollte das Erfassungsgerät wie z.B. das Smartphone auch privat genutzt werden, muss dem Arbeitnehmer die Möglichkeit gegeben werden, die Erfassung temporär zu deaktivieren. Für eine App zur Zeiterfassung bedeutet dies konkret, dass eine Erfassung nur erfolgen darf, wenn der Arbeitnehmer arbeitet. Zudem soll die App also in keinem Fall einen Standort erfassen können, wenn sie beispielsweise nicht geöffnet ist oder nur im Hintergrund arbeitet.
Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2008 ist schließlich eine dauerhafte Überwachung von Arbeitnehmers nicht erlaubt. Grundsätzlich sollte daher darauf geachtet werden, dass beim Mitarbeiter kein „permanenter Kontrolldruck“entsteht.
- Transparenz
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung muss schließlich für alle Arbeitnehmer transparent stattfinden. Arbeitnehmer sollten also unbedingt vorab hierüber in Kenntnis gesetzt werden und während der Standorterfassung von der App zur Zeiterfassung direkt informiert werden.
Wie und wie lange darf der Arbeitgeber die Daten speichern?
Allgemein gilt: Personenbezogene Daten wie Standortdaten dürfen nur solange gespeichert werden, wie dies nach dem der Datenerhebung zugrunde liegenden Zweck erforderlich ist.
Ist der Zweck beispielsweise ein Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden, dürfen die Standortdaten wohl solange gespeichert werden, bis das Projekt abgenommen und bezahlt ist.
Auf was sollte noch geachtet werden?
Grundsätzlich sollte bei jeder Form eines Anstellungsverhältnisses vom Arbeitnehmer eine Datenschutzerklärung unterschrieben werden, in welcher der Arbeitnehmer über die Umstände der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung einschließlich deren Zwecks informiert wird. Sollten im Rahmen der mobilen Zeiterfassung auch Standortdaten erfasst werden, ist zu empfehlen, dies auch in die Datenschutzerklärung aufzunehmen.
Was ist keinesfalls erlaubt?
Wie bereits dargelegt, ist eine ständige Erfassung des Standorts aufgrund der damit einhergehenden Dauerüberwachung der Mitarbeiter nicht bzw. allenfalls in Ausnahmefällen erlaubt.
Alles in allem ist die Standorterfassung mobil arbeitender Mitarbeiter also eher unbedenklich solange keine permanente Überwachung stattfindet, sondern nur zu wichtigen Zeitpunkten wie Arbeitsbeginn und Feierabend ein Standort erfasst wird. Des weiteren sollte die Erfassung für den Mitarbeiter transparent stattfinden.
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