Mit Reisekosten verbindet man meistens einen teuren Flug ins Ausland oder ein Treffen zwischen Konzernchefs in einem 5-Sterne-Hotel. Doch auch als Kleinunternehmer ist man oft auf Reisen, was viele Gründe haben kann. Sei es um seine Produkte besser zu vermarkten, um eine Fortbildung zu absolvieren oder um einen Geschäftskunden zu treffen. Auch wenn Sie Ihre Arbeitnehmer auf eine Fortbildung schicken oder zu einem Gespräch mit einem Geschäftspartner zählt dies als Dienstreise. Deshalb macht es auch hier Sinn ein wenig genauer hinzuschauen, wie man die Steuerlast am besten drücken kann. Wir von Crewmeister erklären in unserem neuen Steuerspartipp für den Monat September, wie man die Reisekosten am besten absetzen kann.
Was ist unter Reisekosten zu verstehen und welche Voraussetzungen gibt es?
Reisekosten werden zunächst in vier Kategorien eingeteilt. Hierzu zählen die Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen, und die sogenannten Reisenebenkosten.
Dabei muss die Prämisse gelten, dass die Kosten durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. Deshalb empfehlen wir die genaue Reisedauer und Reiseroute festzuhalten. Das lässt sich beispielsweise durch ein Fahrtenbuch, während der Reise anfallenden Tankquittungen und die Rechnung über Hotelübernachtungen lösen. Alle Reglungen können Sie noch einmal detailliert in den Lohnsteuer-Richtlinien von §9 Einkommenssteuergesetz nachlesen.
Wie setzt man die Kosten ab?
Transportkosten
Zunächst einmal gilt, dass Sie Ihre Reisekosten als Arbeitgeber nach wie vor als Betriebsausgaben abrechnen können. Somit sparen Sie schon einmal Steuer. Wenn Sie Ihren Arbeitnehmer auf einen Lehrgang schicken sieht die Sache etwas anders aus. Entscheiden Sie sich dazu die Kosten der Dienstreise zu übernehmen, haben Sie folgenden Möglichkeiten:
- Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer die als Werbekosten abzugsfähigen Reisekosten erstatten, wird der Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn angesehen. Außerdem unterliegt dieser nicht der Sozialversicherung. Zahlen Sie einen geringeren Betrag, darf Ihr Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten geltend machen. Wir empfehlen sich vorab mit Ihrem Arbeitnehmer abzusprechen.
- Wenn Sie bereits unternehmenseigene Sätze bzw. Regularien für die Erstattung von Reisekosten festgelegt haben, bleiben für Ihren Angestellten nur jene Beträge frei von Steuern, die nicht über den amtlich festgelegten Pauschalsätzen liegen. Unter Umständen müssen Sie dann Lohnsteuer über Erstattungen entrichten, die Sie höher als den Pauschalsatz angesetzt haben.
Übernachtungskosten
Bei Übernachtungskosten während der Reise verhält es sich ähnlich. Ihr Angestellter hat erneut die Möglichkeit, die tatsächlich anfallenden Übernachtungskosten als Werbungskosten in seiner Steuererklärung anzugeben, solange Sie ihm die Kosten nicht Steuerfrei erstatten. Dabei muss er den Hotelaufenthalt mittels eines Belegs nachweisen können.
Auf der anderen Seite können Sie natürlich Ihrem Angestellten die Übernachtungskosten steuerfrei erstatten oder ohne Einzelnachweise pauschal 20€ pro Nacht zahlen.
Jedoch müssen Sie bei der Erstattung ein Detail beachten. Verpflegung, die im Hotelpreis inbegriffen ist muss außen vorgelassen werden. Man lässt sich die Rechnung bereits mit separat aufgelisteten Übernachtungskosten und Verpflegungskosten ausweisen oder rechnet sie selbst manuell heraus. Dabei sieht das Gesetzgeber wieder Pauschalbeträge vor. Für das Frühstück werden 20% aus den Gesamtkosten berechnet, für das Mittag- bzw. Abendessen 40%. Dies gilt ab einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.
Verpflegungsmehraufwendungen
Die gerade angesprochenen Verpflegungsaufwendungen sind einfach erklärt. Hierbei wird nur gemessen wie lange Sie bzw. der Angestellte, welcher eine Geschäftsreise unternimmt vom Wohnsitz entfernt bleiben. Für jeden vollen Tag werden 24€ berechnet. Für Tage, an denen Sie an- oder abreisen werden 12€ berechnet. Bei Tagen, an denen Sie nicht übernachten, also eine eintägige Geschäftsreise – werden ebenfalls 12€. Dies hat die Bundesregierung im Jahre 2014 einheitlich festgelegt. Zahlen Sie Ihrem Angestellten mehr, muss der Differenzbetrag wie auch schon in den ersten beiden Fällen versteuert werden.
Reisenebenkosten
Dies sind im Prinzip alle sonstigen anfallenden Kosten, die Sie bzw. Ihr Arbeitnehmer zusätzlich zu den drei schon genannten Kategorien haben. Dabei sollten Sie unbedingt alle Belege und dergleichen aufheben. Angefangen bei Parktickets bis hin zu Kosten für aufgegebenes Gepäck und dringende Telefonate, archivieren Sie die Belege oder notieren Sie sich diese umgehend. Diese können Sie im Anschluss wiederum als Betriebsausgaben angeben. Ihr Angestellter kann dies in Form von Werbungskosten ebenfalls tun, falls Sie ihm diese Kosten nicht erstatten.
Weitere Steuerspartipps für Kleinunternehmer:
- Den Investitionsabzugsbetrag – wie nutze ich ihn optimal?
- Wie schreibe ich meine eigene Website gewinnmindernd ab?
- Ehegatten als Minijobber einstellen – so wird´s gemacht
- Vorsteuerabzug beim Privat-PKW anwenden
- Den Lagerraum im Privathaushalt von der Steuer absetzen
Rechtliche Grundlage
Die Inhalte unserer Internetseite – vor allem die Rechts- und Steuerbeiträge – recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereit gestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerberater.