In Deutschland herrscht Papierknappheit. Auch, wenn diese im Moment in erster Linie Verlage in die Bredouille bringt steigen doch die Preise immer weiter an. Dies berichtet unter anderem capital.de. Auch aus Sicht des Umweltschutzes ist die unnötige Nutzung von Papier bedenklich, gerade, weil es mittlerweile an vielen Stellen digitale Alternativen gibt. Aus diesem aktuellen Grund haben wir Ihnen in diesem Artikel einige nützliche Tipps zusammengestellt, mit denen Sie im Büro Papier sparen können. So verbessern Sie den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens, sparen Geld und können vielleicht sogar einige Prozesse durch die Digitalisierung erleichtern.
Muss das wirklich ausgedruckt werden?
Diese Frage sollten Sie sich jedesmal stellen, bevor Sie auf den „drucken“-Button klicken. Oftmals ist es nämlich gar nicht nötig, das jeweilige Dokument in Papierform vor sich liegen zu haben und die digitale Version ist völlig ausreichend.
Papier sparen geht auch beim Drucken
Lässt sich das Ausdrucken nicht vermeiden, so kann man dabei Papier sparen, indem man die Fläche des Blattes so gut wie möglich ausnutzt. Beispielsweise kann man auf unnötige Bilder verzichten und die Schriftgröße verringern – gerade lange Dokumente haben dadurch direkt einige Seiten weniger. Außerdem kann durch doppelseitigen Druck und die Funktion, mehrere Seiten auf ein Blatt Papier zu drucken der Papierverbrauch direkt halbiert werden.
Nutzen Sie Powerpoint-Präsentationen statt Flipcharts
Oft gibt es bereits digitale Alternativen für Papier, die teilweise sogar noch um einiges praktischer sind. So kann man bei Flipcharts ganz einfach Papier sparen, indem man stattdessen beispielsweise auf eine Powerpoint-Präsentation zurückgreift. Diese ist um einiges übersichtlicher und ordentlicher, weil sie einerseits besser lesbar ist und eventuell anfallende Änderungen nicht zu einem Kritzelchaos führen.
Schicken Sie Rechnungen per E-Mail
Auch bei der Rechnungsstellung kann man Papier sparen: mittlerweile ist es meist nämlich nicht mehr nötig, diese ausgedruckt als Brief zu versenden. Stattdessen kann man die Rechnungen einfach per Mail schicken, dann kann auch nichts mehr versehentlich weggeworfen werden oder verloren gehen. So kann man an Brief und Kuvert gleich doppelt Papier sparen und gewinnt an Effizienz.
Drucken Sie erst das finale Dokument aus
Tippfehler oder Änderungswünsche passieren. Allerdings bedeutet jede ausgedruckte Vorgängerversion des Dokumentes unnötige Papierverschwendung und Müll. Stellen Sie also sicher, dass Sie das Dokument erst ausdrucken, wenn es fertig ist und überprüfen Sie vorher, ob noch Fehler enthalten sind.
Legen Sie Dokumente online ab
Das Aktenordnerchaos ist vermutlich allen bekannt, die im Büro arbeiten. Doch nicht immer ist es sinnvoll, jedes Dokument auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Hier ist die Verwendung einer gesicherten Cloud eine gute Alternative. Das hat nicht nur den Vorteil, dass die Dokumente nicht mehr in Bergen von Akten verloren gehen, sondern spart auch Papier. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass Sie jederzeit und auch unterwegs darauf zugreifen können, was gerade im Homeoffice nützlich ist.
Verwenden Sie Blätter wieder
Auch, wenn mittlerweile fast alles im Büro am PC erledigt werden kann, hilft das Schreiben auf Papier oft sehr, den Gedankenfluss anzuregen und zu sortieren. Nehmen Sie dafür aber keine neuen Blätter, sondern bewahren Sie bereits einseitig bedrucktes oder beschriebenes Papier dafür auf. Gerade bei „Schmierzetteln“ genügt dies vollkommen und zusätzlich lässt sich so die Müllmenge reduzieren und wertvolles Papier sparen.
Mit E-Mails Papier sparen
Während Briefe früher unersetzbar waren, so ist doch mittlerweile fast immer auch eine E-Mail-Adresse angegeben, an die man sich wenden kann. Zudem sind E-Mails schneller, kostenlos und auch die Kommunikation zwischen mehr als zwei Personen ist deutlich einfacher.
Digitalisieren Sie die Erfassung und Organisation der Arbeitszeiten
Der wichtigste Schritt, mit dem Sie im Büro Papier sparen, ist die Digitalisierung – insbesondere bei der Arbeitszeiterfassung. Hier macht es Sinn, auf eine Software zurückzugreifen, anstatt regelmäßig stapelweise ausgedruckte Stundenzettel einzusammeln oder immer neue Wandkalender für die Urlaubsplanung zu kaufen. Mit Crewmeister haben Sie mit der Zeiterfassung und dem Urlaubsplaner für beides eine nachhaltige, einfache Lösung und können mit dem Schichtplaner auch die Arbeitszeiten einteilen – alles in einer Anwendung und ohne lästige Aushänge.
Verwenden Sie Recyclingpapier
Lässt es sich nicht vermeiden, ein Dokument auszudrucken, sollten Sie der Umwelt zuliebe Recyclingpapier nutzen. So müssen keine neuen Bäume gerodet werden und es wird bereits entstandener Papiermüll wiederverwertet. Dazu gehört auch, entstandenen Papiermüll ordnungsgemäß zu entsorgen – nur so kann dieser ebenfalls recycelt werden.
Rechtlicher Hinweis
Die Inhalte unseres Artikels „Papier sparen“ recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereit gestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerberater.
Ich möchte bald ein Büro eröffnen. Danke für den Tipp, dass vor allem elektronische Mittel helfen können, den Papierkram zu vermeiden. Ich werde nach einem passenden Büro suchen, was ich für unser Start-up mieten kann.
In unserem Büro möchten wir den Papierverbrauch minimieren. Bislang wussten wir nicht, dass schreiben auf dem Papier den Gedankenfluss anregen kann. Um die richtige Papierqualität zu finden, werden wir einen Faserklassifizierer kaufen.