Mobile Zeiterfassung mit GPS – Was sind die Vorteile?

Egal ob Handwerk, Gebäudereinigung, Foodtrucks oder in anderen Branchen. Viele Unternehmen haben mobil arbeitende Mitarbeiter. Diese befinden sich oft an unterschiedlichen Einsatzorten. So entsteht im Bereich Zeiterfassung schnell ein Durcheinander.

Nehmen wir das Beispiel des Bauunternehmers Baumeister. Mit seinen beiden mobilen Teams à 6 Mitarbeitern hat der Geschäftsführer Herr Baumeister einiges zu tun, wenn es um die Dokumentation der Arbeitszeiten geht. Sein Betrieb nutzt noch den altbekannten Stundenzettel zur Zeiterfassung. Die Mitarbeiter notieren kurz vor Feierabend zwischen Tür und Angel ihre geleistete Arbeitszeit und reichen den handgeschriebenen Zettel dann am Ende der Woche ein.

Jedoch hat Baumeister eine Menge Ärger mit der Zeiterfassung mit Zettel und Stift. Am Ende der Woche bekommt er einen Berg von Zetteln mit den abgeleisteten Stunden seiner Mitarbeiter, die er nicht nur mühsam entziffern, sondern auch noch in eine Excel-Tabelle übertragen muss. Gefühl das nicht jeder Mitarbeiter bei der Angabe der Stunden vollkommen ehrlich ist.

Oftmals muss Herr Baumeister seinen Angestellten auch nachtelefonieren, wenn diese Ihre Stundenzettel vergessen haben abzugeben. Daneben hat er festgestellt, dass seine Mitarbeiter manchmal etwas ungenau bei der Dokumentation Ihrer Arbeitszeit sind.

Somit fällt für Herrn Baumeister sehr viel Verwaltungsaufwand an, nur um die korrekten mobilen Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu dokumentieren.

Mobile Zeiterfassung per Smartphone App ist günstig, einfach und verhindert Arbeitszeitbetrug.

Diese Art der mobilen Zeiterfassung ist ineffizient und kostspielig. Herr Baumeister möchte sich nicht nur von der mobilen Zeiterfassung mit Zettel und Stift verabschieden, sondern auch eine rechtsgemäße Dokumentation einführen.

Für genau diese Herausforderungen eignet sich eine moderne mobile Zeiterfassungen per mobile App. Die auf GPS-Technologie basierenden Systeme erfassen neben dem Arbeitszeitbeginn und -ende beim Ein- und Ausstempeln auch die aktuellen Standortdaten der Mitarbeiter. Was das für kleine und mittelständische Betriebe, wie das Bauunternehmen Baumeister bedeutet, erläutern wir in der nachfolgenden Gegenüberstellung der 4 Nutzen und 4 potentiellen Tücken von mobilen Zeiterfassungssystemen.

Die Vorteile mobiler Zeiterfassung

1) Weniger Bürokratie & Verwaltungsarbeit

Mobile Zeiterfassung erspart in erster Linie eine ganze Menge Dokumentationsaufwand für alle Beteiligten. Die Mitarbeiter können sich in sekundenschnelle ein- und ausstempeln. Alle Arbeitszeiten können direkt einem bestimmten Projekt, Kunden oder Standort zugeordnet werden. Alle mobilen Zeiterfassungsdaten werden in Echtzeit an den Vorgesetzten gesendet. Die Daten können direkt automatisch online ausgewertet werden. Alternativ wird mit einem Klick automatisch eine Excel-Tabelle mit den Zeiten erstellt die Beispielsweise direkt an den Steuerberater weitergeleitet werden kann. Das heißt keine handgeschriebenen Stundenzettel mehr, keine mühsame Übertragungsarbeit, keine endloses Nachtelefonieren, um die Arbeitszeiten auf vergessenen Stundenzetteln in Erfahrung zu bringen. Der gesamte Prozess von der Erfassung, Strukturierung und Weitergabe an den Steuerberater wird durch mobile Zeiterfassungs per App automatisiert.

2) Näher am operativen Geschehen

Wie bereits erwähnt ist es nicht immer möglich als Geschäftsführer eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens an allen Arbeitsstätten gleichzeitig anwesend zu sein. Die mobile Zeiterfassung mit GPS ermöglicht den Mitarbeitern ein orts- und zeitgenaues Ein- und Ausstempeln. Folglich können diese Daten ganz zentral auch nachvollzogen werden. Für Herrn Baumeister bedeutet dies, dass er vom Büro aus quasi mit seinen Angestellten live am Ort des Geschehens dabei sein kann. Ist ein Mitarbeiter zum Beispiel einmal nicht eingestempelt obwohl er es eigentlich sein sollte, weiß Herr Baumeister sofort, dass es wohl ein Problem gibt und kann entsprechend handeln.

3) Genauere Erfassung

Nachdem bei einer modernen mobilen Zeiterfassung sämtliche Daten elektronisch erfasst werden, gehören Übertragungsfehler und unordnungsgemäße und ungenaue Aufzeichnungen der Vergangenheit an.
Alle Stempel- und Pausenzeiten werden direkt in eine Excel-Tabelle übertragen und stehen ganz kompakt zur Weiterverarbeitung bereit. Zusätzlich erzeugt das mobile Zeiterfassungssystem einen offiziellen Nachweis über die Arbeits- und Leistungszeiten gegenüber Kunden.

Hier können Sie die mobile Zeiterfassung von Crewmeister kostenlos und unverbindlich ausprobieren.

4) Mehr Transparenz und Prävention vor Arbeitszeitbetrug

Die digitale, mobile Zeiterfassung fördert aber auch die Transparenz des Arbeitsverhältnisses. So ist durch die GPS-Erfassung sichergestellt, dass sich alle Mitarbeiter auch tatsächlich vor Ort an der Arbeitsstätte ein- und ausstempeln und nicht von Zuhause oder vom Arbeitsweg aus. Gleichzeitig werden Übertragungsfehler vermieden und somit sichergestellt, dass der Arbeitnehmer für genau die geleistete Arbeitszeit entlohnt wird. Auch Mitarbeiter können ihrem misstrauischen Vorgesetzten die erbrachte Arbeitsleistung nachweisen und so sicherstellen, dass z.B. Überstunden sauber ausbezahlt werden.

Potenzielle Hürden mobiler Zeiterfassung

1) Datenschutz

Bei der Erfassung von GPS-Standortdaten mit einer mobilen Zeiterfassung werden grundsätzlich personenbezogene Daten gespeichert. Dies ist laut Andreas Sachs vom bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht jedoch kein Problem, solange die Daten nur zum Einstempeln und Ausstempeln erhoben werden. Es wird jedoch empfohlen einen entsprechenden Absatz in die Datenschutzvereinbarung des Mitarbeiters zu integrieren. Des Weiteren empfiehlt es sich eine offene Kommunikation über das Thema Zeiterfassung und GPS-Standortermittlung innerhalb des Betriebes zu halten.
Mehr zu diesem Thema haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

2) Fehlender Internetempfang in Gegenden mit schlechtem Empfang

Die meisten mobilen Apps zur Zeiterfassung benötigen zum Erfassen der Arbeitszeiten eine Internetverbindung.
Vor allem in ländlichen Gegenden ist dies nicht immer ausreichend gegeben. Viele Lösungen können so nicht zuverlässig genutzt werden.
Speziallösungen wie z.B. die mobile Zeiterfassung von Crewmeister sind jedoch offline-fähig. Dies bedeutet dass die Mitarbeiter unabhängig des aktuellen Empfangs immer zuverlässig die Arbeitszeiten erfassen können. Die Daten werden dann solange auf dem Smartphone gespeichert bis wieder eine Internetverbindung vorhanden ist. Dann werden die Arbeitszeiten und Standortdaten automatisch mit dem Server synchronisiert und an den Vorgesetzten geschickt.

3) Umgewöhnung bei Mitarbeitern nötig.

Sollen Mitarbeiter die eigenen Arbeitszeiten auf einmal mit einer mobilen Zeiterfassungsapp dokumentieren, bedeutet dies im ersten Schritt natürlich eine Veränderung der tagtäglichen Routine und selbstverständlich müssen sich Ihre Angestellten erst einmal an das System gewöhnen. Je nach zuvor genutztem Zeiterfassungssystem müssen sich Angestellte erst einmal mit der Benutzeroberfläche oder den regelmäßigen Stempelzeiten anfreunden. Ältere Mitarbeiter brauchen eventuell eine längere Gewöhnungsphase. Eine technische Einführung mit allen Mitarbeitern hilft meist Anfangsschwierigkeiten zu überkommen. Wichtig ist hierbei auch, vor allem in der Anfangsphase penibel darauf zu achten, dass die Mitarbeiter sich korrekt und rechtzeitig ein- und ausstempeln. Nach einigen Tagen, geht dies dann meist in Fleisch und Blut über.
Mehr Tipps zur erfolgreichen Einführung einer mobilen Zeiterfassung finden Sie hier.

4) Voraussetzung von Smartphones

Grundsätzlich können mehrere Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auch mit einem Gerät erfassen. Ein reibungsloser Einsatz von mobiler Zeiterfassungssoftware setzt jedoch voraus, dass jeder Mitarbeiter ein internetfähiges Mobiltelefon besitzt. Daher empfiehlt es sich für diese Mitarbeiter preiswerte Betriebs-Smartphones anzuschaffen, um gleichzeitig deren Erreichbarkeit sicherzustellen.

Zusammenfassend erleichtern mobile Zeiterfassungen mit GPS-Funktion die Arbeitszeiterfassung für alle Beteiligten, insbesondere wird die Verwaltung entlastet und Transparenz hält Einzug im Thema Arbeitszeiten.
Zettelwirtschaft, Übertragungsfehler und fehlende Stempelzeiten gehören der Vergangenheit an. Dazu kann der Standort zum Arbeitsbeginn und –ende nachvollzogen werden. Natürlich sollten Sie bei der Einführung mobiler Zeiterfassungen Ihre Mitarbeiter aktiv mit einbeziehen, um eventuelle Bedenken bezüglich des Datenschutzes oder langen Eingewöhnungsphasen vorzubeugen.