Mitarbeiterdatenschutz ist nicht nur ein Thema für IT-Experten – gerade im Umgang mit Mitarbeiterdaten stehen Arbeitgeber in der Verantwortung, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Wer die Regeln rund um Datenschutz und DSGVO nicht ernst nimmt, riskiert Bußgelder und Vertrauensverluste.
Die gute Nachricht: Mit einigen klaren Grundregeln lässt sich bereits viel erreichen – und Sie erhöhen die Rechtssicherheit Ihres Unternehmens enorm.
1. Datenschutz bei Mitarbeiterdaten: Warum er so wichtig ist
2. Was ist bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten zu beachten?
3. Zeiterfassungsdaten und Datenschutz
4. Typische Datenschutz-Fehler bei Mitarbeiterdaten vermeiden
5. Aufbewahrungsfristen: So lange dürfen Mitarbeiterdaten gespeichert werden
6. Rechte der Mitarbeitenden: Transparenz schaffen und Anfragen richtig bearbeiten
7. Extra-Hinweis: Datenschutzbeauftragter – Wann ist er Pflicht?
8. Fazit: Datenschutz richtig gemacht – Sicherheit für Unternehmen und Mitarbeitende
Datenschutz bei Mitarbeiterdaten: Warum er so wichtig ist
Personaldaten sind besonders sensible Informationen. Arbeitgeber verarbeiten täglich eine Vielzahl von Daten – von der Bewerbung über die Gehaltsabrechnung bis zur Arbeitszeiterfassung.
Wichtig zu wissen:
Mitarbeiterdaten unterliegen strengen Regeln. Grundlage sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die europaweit einheitliche Standards für den Umgang mit personenbezogenen Daten schafft, sowie das ergänzende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das nationale Besonderheiten für Deutschland regelt.
Was ist bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten zu beachten?
Im Kern geht es immer um drei Grundprinzipien:
- Zweckbindung: Daten dürfen nur für einen bestimmten Zweck verarbeitet werden, der bei der Erhebung klar genannt werden muss.
- Datenminimierung: Nur die Daten erheben, die wirklich notwendig sind.
- Transparenz: Mitarbeitende müssen jederzeit nachvollziehen können, welche Daten warum erhoben und verarbeitet werden.
Beispiele aus der Praxis:
✔️ Erhebung der Bankdaten zur Gehaltszahlung
✔️ Erfassung der Krankentage im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung
❌ Speicherung privater Handynummern ohne ausdrückliche Zustimmung
Tipp: Führen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT). Das hilft, jederzeit den Überblick zu behalten und auf Anfragen der Datenschutzbehörde vorbereitet zu sein.
Zeiterfassungsdaten und Datenschutz
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Auch hier gilt: Der Datenschutz darf dabei nicht vergessen werden!
Das ist wichtig:
- Nur erforderliche Daten erfassen (z. B. Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit)
- Keine zusätzlichen sensiblen Informationen speichern (z. B. Aufenthaltsorte, wenn nicht notwendig)
- Zugriffsrechte einschränken: Nur befugte Personen (z. B. Personalabteilung) dürfen auf die Daten zugreifen
- Mitarbeitende transparent über die Verarbeitung der Zeiterfassungsdaten informieren
➡️ Praxis-Tipp:
Wenn Sie ein elektronisches Zeiterfassungssystem nutzen, prüfen Sie die Datenschutzkonformität Ihres Anbieters und schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.
Typische Datenschutz-Fehler bei Mitarbeiterdaten vermeiden
- Unverschlüsselte Speicherung sensibler Dokumente
- Fehlende Zugriffsbeschränkungen – jeder kann auf alles zugreifen
- Keine regelmäßige Löschung alter Unterlagen
- Versand von Gehaltsabrechnungen ohne Passwortschutz
Fazit: Schon kleine Fehler können große Risiken bergen – deshalb lohnen sich klare Prozesse!
Aufbewahrungsfristen: So lange dürfen Mitarbeiterdaten gespeichert werden
Nicht alle Daten dürfen unbegrenzt gespeichert werden. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es erforderlich ist.
Beispiele für typische Aufbewahrungsfristen:
| Art der Daten | Aufbewahrungsfrist |
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | 6 Jahre (§ 257 HGB) |
| Steuerrelevante Unterlagen | 10 Jahre (§ 147 AO) |
| Bewerbungsunterlagen (bei Absage) | 6 Monate |
| Abmahnungen | Nach ca. 2–3 Jahren entfernen, wenn keine neuen Pflichtverstöße auftreten |
| Arbeitsverträge | 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses |
Erstellen Sie einen internen Löschplan, der regelt, wann welche Mitarbeiterdaten gelöscht oder archiviert werden.
Rechte der Mitarbeitenden: Transparenz schaffen und Anfragen richtig bearbeiten
Mitarbeitende haben laut DSGVO verschiedene Rechte:
- Auskunftsrecht: Welche Daten sind gespeichert?
- Berichtigungsrecht: Falsche Daten müssen berichtigt werden.
- Löschrecht: Unter bestimmten Bedingungen können Mitarbeitende die Löschung verlangen.
Wichtig: Arbeitgeber müssen innerhalb eines Monats auf solche Anfragen reagieren – sonst drohen Bußgelder.
Extra-Hinweis: Datenschutzbeauftragter – Wann ist er Pflicht?
Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitenden, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen (§ 38 BDSG).
Fazit: Mitarbeiterdatenschutz richtig gemacht – Sicherheit für Unternehmen und Mitarbeitende
Mitarbeiterdatenschutz ist kein lästiges Übel, sondern eine echte Chance: Unternehmen, die hier sauber arbeiten, schützen sich nicht nur vor Bußgeldern, sondern gewinnen auch das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden.
Nutzen Sie diesen Artikel als Inspiration, wählen Sie passende Maßnahmen aus und entwickeln Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt weiter. Ihre Mitarbeitenden – und die Datenschutzbehörde – werden es Ihnen danken.
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