In Zeiten von Corona ist es für viele Unternehmen immer schwieriger, den regulären Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten. Viele Unternehmen müssen auf Grund politischer Entscheidungen Öffnungszeiten anpassen oder können schlichtweg nicht weiterarbeiten, weil keine neuen Aufträge erteilt werden.
Der finanzielle Schaden ist deshalb enorm. Vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen, die nicht die größte Liquidität aufweisen haben Probleme, sich sprichwörtlich über Wasser zu halten.
Genau aus diesem Grund hat die Bundesregierung sehr eilig ein neues Gesetz verabschiedet, das die Beurteilung und Bewilligung von Kurzarbeitergeld beschleunigt. Dieses Gesetz tritt rückwirkend ab dem 1. März 2020 in Kraft.
Was bedeutet das für mich als Arbeitgeber? Wir klären über das neue Gesetz auf und schildern den genauen Prozess, wie man als Arbeitgeber Kurzarbeit anmelden und von den staatlichen Hilfen profitieren kann. So ist man als Arbeitgeber optimal informiert. Um einen genauen Überblick zu behalten, haben wir hier alles einmal übersichtlich zusammengefasst:
- Was versteht man unter Kurzarbeit?
- Das neue Gesetz erleichtert den Antrag
- Wo kann man die Kurzarbeit anmelden?
- Welche Voraussetzungen gibt es?
- Schritt für Schritt Anleitung bis zum Antrag
- Wie hoch kann man das Kurzarbeitergeld ansetzen?
- Wie kann eine digitale Zeiterfassung bei der Antragstellung helfen?
- Arbeitszeiterfassung in Zeiten von Corona, Homeoffice und Kurzarbeit
Was versteht man unter Kurzarbeit?
Die Beantragung von Kurzarbeit ist besonders in Zeiten wie diesen ein probates Mittel, um eventuelle Pleiten und Insolvenzen vorzubeugen.
Kurzarbeit kann von Arbeitgebern beantragt werden, wenn nachweislich ein vorübergehender Arbeitsausfall eintritt. So können betriebsbedingte Kündigungen vermieden werden.
Neues Gesetz in Windeseile verabschiedet
Um den Antragsprozess deutlich zu vereinfachen und effizienter auf das ausgebrochene Coronavirus (covid-19) zu reagieren, wurde das “Gesetz zur befristeten, krisenbedingten Verbesserung der Regularien für das Kurzarbeitergeld” verabschiedet.
Bundesfinanzminister Olaf Scholz ist es wichtig, dass “unmittelbar etwas dafür getan werden muss, dass die Beschäftigten in den Betrieben bleiben können, aber auch die Liquidität der Unternehmen gesichert wird.”
Die Änderungen, die das neue Gesetz beinhaltet, lassen sich übergreifend in 4 Hauptpunkte aufteilen:
- Die vielleicht größte Änderung im Vergleich zur vorherigen Gesetzeslage ist die Anzahl an Arbeitnehmern, die von einem Arbeitsausfall mindestens betroffen sein müssen. Hier wurde die Zahl von 30 Prozent auf 10 Prozent reduziert.
- Gute Neuigkeiten für alle Leiharbeitnehmer und Leiharbeitnehmerinnen: Hier ist der Erhalt von Kurzarbeitergeld ebenfalls möglich. Dies war vorher nicht der Fall.
- Zusätzlich soll in diesem speziellen Fall des Coronavirus weitestgehend auf den Aufbau eines negativen Arbeitszeitsaldos verzichtet werden. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht erst negative Überstunden für die Arbeitnehmer eintragen müssen, sondern dass das Kurzarbeitergeld früher bereitgestellt werden kann als bisher.
- Zu guter Letzt wurde ein weiterer, elementarer Baustein des bisher geltenden Gesetzes zur Kurzarbeit geändert. Künftig müssen Arbeitgeber, wenn sie Kurzarbeit anmelden möchten, gar keine Beiträge zur Sozialversicherung leisten. Bisher war es so, dass man als Arbeitgeber hiervon immer 80% beisteuern musste.
Bei den Sozialversicherungsbeiträgen waren bis vor Kurzem zwar nur die Beiträge zur Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Krankenversicherung enthalten. Somit entfielen demnach die Beiträge für die Arbeitslosenversicherung. Trotzdem konnte sich dort, abhängig von der Anzahl der Beschäftigten ein hoher Betrag anhäufen.
Ebenfalls wichtig: In diesem Fall musste der Arbeitgeber neben den sonst üblichen Arbeitgeberanteil auch den Arbeitnehmeranteil begleichen. Dieser wird – wie das Wort bereits vermuten lässt – normalerweise vom Angestellten selbst beglichen.
Wo meldet man Kurzarbeit an?
Wenn man als Arbeitgeber für seinen Betrieb Kurzarbeit anmelden möchte, wendet man sich in jedem Fall an die zuständige Agentur für Arbeit. Welche Agentur für Sie zuständig ist, finden Sie auf der Website der Agentur für Arbeit heraus. Dort müssen Sie lediglich die Postleitzahl des Firmensitzes eintragen und schon erscheint die Adresse Ihrer Agentur.
Beim Antrag selbst stellt die Bundesagentur mehrere Forderungen an die Arbeitgeber, speziell bei den Voraussetzungen und Fristen.
Unter welchen Voraussetzungen ist eine Anmeldung für Kurzarbeitergeld möglich?
Auch die Voraussetzungen für eine Anmeldung von Kurzarbeit sind in 4 Teile gegliedert:
Es muss ein nachweislicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegen
Hier kann ein rein finanzieller Ausfall nicht geltend gemacht werden. Einzig wenn beispielsweise die Auftragslage einbricht oder eine andere Form von Arbeitsausfall Fakt ist, kann man als Arbeitgeber Kurzarbeitergeld beantragen.
Was versteht der Gesetzgeber unter einem Arbeitsausfall?
- Er muss nachweislich wirtschaftliche Gründe haben: Dazu zählen fehlende Folgeaufträge, Auftragsverschiebungen oder es ist keine Bearbeitung des Auftrags möglich weil Lieferanten im Verzug sind und die benötigten Produkte/Waren nicht bereitstehen.
- Es ist ein unabwendbares Ereignis eingetreten: Hierzu zählt ein Brand im Betrieb, Unwetterschäden oder Behördlich angeordnete Maßnahmen. Im Falle des Coronavirus wären dies die behördlichen Maßnahmen, die Arbeitgeber unter anderem dazu zwingen die Arbeitnehmer nach Hause zu schicken.
- Der Arbeitsausfall war unvermeidbar: Wenn man als Arbeitgeber alles wirtschaftlich zumutbare getan hat, um die Arbeitnehmer auch anderweitig zu beschäftigen spricht man von Unvermeidbarkeit. Dies sind zum Beispiel Maßnahmen wie die Umsetzung von Arbeitnehmern im Betrieb, Abbau von Arbeitszeitkonten oder die Erlaubnis für Urlaub.
- Der Arbeitsausfall ist vorübergehend: So muss man als Arbeitgeber zum Beispiel nachweisen, dass es sich bei dem Arbeitsausfall nur um ein vorübergehendes Szenario handelt. Beim Coronavirus ist zum Beispiel absehbar, dass es im Anschluss wie gewohnt weitergeht und man wahrscheinlich zurück zur Vollzeitbeschäftigung zurückkehrt. Eine Förderung durch den Staat bei einem dauerhaften Abbau von Arbeitsplätzen ist beispielsweise nicht möglich.
- Es werden bestimmte Mindesterfordernisse erfüllt: Bisher war es so, dass mindestens 30% der Arbeitnehmer betroffen sein müssen, damit man als Arbeitgeber die Kurzarbeit anzeigen konnte. Durch die Gesetzesänderung sind es jetzt nur noch 10% der Arbeitnehmer, die von der Auftragslage betroffen sein müssen. Bei der Anzahl der Beschäftigten sind auch die Geringverdiener hinzuzuzählen, also auch die Arbeitnehmer, die den Mindestlohn erhalten. Sie haben zwar keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld, aber können bei der Auflistung der Arbeitnehmer herangezogen werden. Auszubildende kann man wiederum nicht mitzählen.
Es müssen betriebliche Voraussetzungen erfüllt sein
Um diese Voraussetzungen zu erfüllen, muss mindestens eine Person im Unternehmen sozialversicherungspflichtig beschäftigt sein.
In bestimmten Fällen kann auch nur für eine Abteilung Kurzarbeitergeld gewährt werden. Dies passiert zum Beispiel, wenn die planende Abteilung ohne Weiteres weiterarbeiten kann, die Produktion aber aufgrund von Rohstoffmangel nicht mit der geregelten Produktion weitermachen kann.
Es müssen persönlichen Voraussetzungen erfüllt sein
Hier geht es um die sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer selbst. Kurzarbeitergeld wird nur an jene gezahlt, die ihr Beschäftigungsverhältnis nicht gekündigt haben, oder durch einen Aufhebungsvertrag beendet wurde. Gleichzeitig gilt, dass Beschäftigte zum Beispiel nicht wegen Krankheit vom Kurzarbeitergeld ausgeschlossen werden dürfen.
Es muss eine Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit erfolgen
Dies ist die letzte Voraussetzung. Selbstverständlich muss man der Bundesagentur für Arbeit schriftliche mitteilen, dass man Kurzarbeit anmelden möchte.
Die erforderliche Dokumente sind auf der spezifischen Seite der Bundesagentur für Arbeit verfügbar und bereit zum Download und Ausdruck. Alternativ kann man sich die jeweiligen Dokumente von der zuständigen Agentur für Arbeit per E-Mail oder auf dem Postweg zuschicken lassen.
Die Anzeige über Kurzarbeit muss spätestens zum Letzten des Monats bei der Agentur für Arbeit eintreffen, in dem die Kurzarbeit angefallen ist. Kommen die Unterlagen zu spät an haftet der Arbeitgeber. Dies gilt auch dann, wenn die Zusendung über dem Postweg unerwartet lange gedauert hat.
Schritt für Schritt zum Antrag
Welche Schritt muss man als Arbeitgeber durchlaufen, um Kurzarbeit beantragen zu können?
Schritt: Überprüfung der Voraussetzungen
Diesen Schritt unternimmt man, noch weit vor dem Antrag bei der Agentur für Arbeit. Im Prinzip geht es darum, ob man in diesem spezifischen Fall als Unternehmen alle Voraussetzungen erfüllt, um Kurzarbeit anmelden zu dürfen.
Schritt : Ankündigung über den Antrag für Kurzarbeitergeld
Hierfür muss der Arbeitgeber eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat abschließen. Ist man Arbeitgeber eines Unternehmens ohne Betriebsrat, so muss man die betroffenen Mitarbeiter einzeln informieren und sich die unterschrieben Einverständniserklärung eines jeden Mitarbeiters besorgen, der von dem Kurzarbeitergeld betroffen ist.
Wichtig: Halten Sie sich unbedingt an tariflich verankerte Ansprüche, wie zum Beispiel Ankündigungsfristen.
Schritt: Kurzarbeit anmelden bei der zuständigen Agentur für Arbeit
Die offizielle Anzeige muss selbstverständlich in Schriftform erfolgen. Die Anzeige muss wie bereits erwähnt spätestens zum letzten Tag des Monats bei der Agentur für Arbeit eingehen, an dem der Übergang zur Kurzarbeit notwendig war.
Tipp: Geben Sie wenn es knapp wird lieber selbst die Anzeige bei der Agentur für Arbeit ab bzw. werfen Sie die Anzeige in den Briefkasten. Wenn die Anzeige aufgrund verschiedener Faktoren nicht rechtzeitig ankommt, haften in jedem Fall Sie dafür. Selbst wenn Sie nachweisen können, dass andere Personen Schuld an dem verspäteten Posteingang haben.
Schritt: Prüfung der Bundesagentur für Arbeit
Im Anschluss an die Anzeige prüft die zuständige Agentur für Arbeit die Anzeige und trifft eine Grundsatzentscheidung, ob eine Bewilligung des Kurzarbeitergeldes stattgegeben werden kann.
Schritt: Berechnung des Kurzarbeitergeldes
Wenn die Anzeige von der zuständigen Arbeitsagentur grundsätzlich bewilligt wird, kann man als Arbeitgeber den Auszahlungsbetrag im Detail berechnen. Hierzu benutzt man als Arbeitgeber am besten eine der am Markt befindlichen Software oder wendet sich direkt an einen Steuerberater. Selbstverständlich kann man das Kurzarbeitergeld auch selbst ausrechnen.
Schritt: Zahlung des Geldes an Arbeitnehmer
Zahlen Sie das Geld für bereits geleistete Arbeit an die Arbeitnehmer aus. Dazu kommt noch das Kurzarbeitergeld für die Ausfallstunden. Sie gehen sozusagen in Vorleistung und holen sich das Geld im Anschluss wieder zurück.
Schritt: Beantragung der Zahlungen
Bei der Agentur für Arbeit beantragen Sie dann monatlich nachträglich die Erstattung des Kurzarbeitergeldes. Dieser sogenannte Leistungsantrag muss dort innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungsmonats eingegangen sein.
Schritt: Sie kehren mit Ihrem Betrieb wieder zurück zur Vollarbeit
Sobald sich die Auftragslage in Ihrem Unternehmen wieder bessert, kehren Sie zum vorher geltenden Arbeitsmodell zurück und beenden dadurch die Kurzarbeit. Tritt dieser Fall ein, prüft die Bundesagentur für Arbeit noch einmal die einzelnen Abrechnungen und erstellt daraus eine Abschlussprüfung.
Hier kann es vorkommen, dass die Auszahlungen für das Kurzarbeitergeld nachträglich korrigiert werden.
Wie hoch kann man das Kurzarbeitergeld ansetzen?
Dies hängt ganz stark von den einzelnen Arbeitnehmern ab, deren Beschäftigungsverhältnis und zu großen Teilen von deren Familienstand. In der Regel sind es meist zwischen 60% und 68% des pauschalierten Nettoarbeitsentgelts.
Zur genaueren Berechnung empfehlen wir die sogenannten KUG-Rechner, die im Internet verfügbar sind. Auch hier kann man natürlich auch seinen Steuerberater zu Rate ziehen oder das von der Agentur für Arbeit bereitgestellt PDF zur Berechnung herunterladen.
Beispielrechnung
Um Ihnen eine Rechengrundlage geben zu können, haben wir hier ein kleines Beispiel zusammengefasst:
- Unser Arbeitnehmer ist 40 Jahre alt, hat ein Kind und verdient im Monat 2.200 Euro brutto, was nach Abzug der Steuer 1.740,67 Euro netto entspricht. Dafür arbeitet er regulär 40 Stunden in der Woche.
- Nachdem der Arbeitgeber die Arbeitszeit um die Hälfte reduziert, bekommt der Arbeitnehmer demnach nur noch 1.100 Euro brutto, das einen Nettolohn während der Kurzarbeit von 882,47 Euro ergibt.
- Hiervon berechnet der Gesetzgeber nun den bezuschussten Betrag, indem er in diesem Fall 67% (mit mindestens einem Kind) von diesem Betrag berechnet. Dies ergibt schlussendlich ein Betrag von 576,65 Euro, der zusätzlich zu den 882,47 Euro (Nettogehalt während der Kurzarbeit ) addiert wird.
Somit verdient der Arbeitnehmer während der Phase der Kurzarbeit insgesamt 1.459,12 Euro netto.
Sie als Arbeitgeber bezahlen diesen Betrag an den Arbeitnehmer und bekommen im Anschluss den beigesteuerten Beitrag vom Staat zurück. Das sind in diesem Fall 576,65 Euro.
Wie hoch ist der Arbeitgeberanteil am Kurzarbeitergeld?
Endlich mal gute Nachrichten für alle Arbeitgeber in Zeiten von Corona: Im Prinzip liegt er seit Einführung des neuen Gesetzes bei 0 Euro. Vorher musste der Arbeitgeber immer den sogenannten Arbeitgeberanteil und sogar auch den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungsbeiträge stemmen. Dieser Beitrag fiel jetzt weg und wird in Zeiten von Corona vielen Arbeitgebern bei der Erhaltung des Unternehmens helfen.
Für wie lange kann man als Arbeitgeber maximal Kurzarbeit anmelden?
Die Anmeldung von Kurzarbeit ist auf 12 Monate begrenzt. Wenn in der Zwischenzeit wieder alles zum alten Stand zurückkehrt, müssen Sie in diesem Fall der Agentur für Arbeit Bescheid geben und wieder zum Stand von vorher zurückkehren. Alle Arbeitnehmer kehren dann zu ihrem ursprünglichen Anstellungsverhältnis und zu den ursprünglichen Arbeitsstundensatz zurück.
Beendet man als Arbeitgeber die Kurzarbeit, um sie nach einem Zeitraum von mehr als drei Monaten wieder einzuführen, so muss man als Arbeitgeber eine neue Anzeige bei der Agentur für Arbeit erstatten.
Welche Dokumente braucht man, um Kurzarbeit anmelden zu können?
Im Prinzip muss man sämtliche Dokumente ausfüllen, die die Agentur für Arbeit bereitstellt. Speziell das Thema Urlaub und Überstunden wird dabei groß geschrieben.
Um die Kurzarbeit in so wenig wie möglichen Unternehmen in Deutschland aufkommen zu lassen ist es wichtig, zuerst einmal andere Möglichkeiten zu prüfen, damit man als Betrieb die Kurzarbeit vermeidet.
Das wäre zum Beispiel der Abbau aller bis dato im Arbeitszeitkonto angehäuften Überstunden, sowie das Beantragen von Urlaub seitens der Arbeitnehmer. Wer Kurzarbeit anmelden möchte, muss deswegen auch diese Daten übergeben.
Wie hilft eine moderne Zeiterfassung beim Antrag für Kurzarbeit?
Durch den schnellen Gesetzesentwurf wurde es den Arbeitgebern grundsätzlich leichter gemacht, Kurzarbeit beantragen zu können.
Trotzdem muss man speziell beim Antrag selbst eine Vielzahl an Dokumenten einreichen. Wie einfach dieser Prozess ist, hängt stark davon ab, wie man momentan seine Arbeitszeiten und Urlaubstage erfasst und strukturiert hat.
Wenn man bisher beispielsweise die Arbeitszeiten mit Zettel und Stift erfasst hat, könnte sich der Antragsprozess über Tage hinweg ziehen und ist sehr zeitaufwendig.
Man muss für jeden einzelnen Mitarbeiter den Stand des Arbeitszeitkontos herausfinden, sowie sämtliche Urlaubsdaten:
- Genereller Urlaubsanspruch pro Jahr
- Aktueller Urlaubsstand
- Urlaubsübertrag aus dem vorherigen Jahr
- Bereits eingetragener Urlaub des aktuellen Jahres
- Aktuell gestellte Anträge, über die noch nicht entschieden wurde
Eine moderne Zeiterfassung wie zum Beispiel Crewmeister vereinfacht den Antragsprozess enorm.
Sämtliche Daten und Werte, die dem Antrag auf Kurzarbeit beigefügt werden müssen, hat man hier auf einen Blick. So muss man nur noch die Daten als Excel-Datei exportieren und mit in den Antrag legen. Wenn man diese Werte alle einzeln und für alle Mitarbeiter aussuchen müsste, würde man enorm viel Zeit aufwenden.
Bei Crewmeister kann man sich mit einem Klick alle nötigen Werte für den Antrag auf Kurzarbeit anzeigen lassen. Dies spart enorm viel Zeit.
Problemlose Zeiterfassung im Homeoffice
Ihre Mitarbeiter arbeiten von Zuhause aus weiter? Dann können Sie sich glücklich schätzen. Viele Unternehmen können aufgrund der aktuellen Lage mit dem Coronavirus weder in der Arbeitsstätte, noch von Zuhause aus arbeiten.
Trotz der Tätigkeit von Zuhause aus müssen die Arbeitnehmer natürlich weiterhin die Arbeitszeiten erfassen, die sie leisten. Genau hier kommt Crewmeister ins Spiel. Aufgrund unserer Flexibilität ist es sehr einfach, die Zeiterfassung auch im Homeoffice zu steuern. Erfasst können alle Arbeitszeiten entweder auf dem Computer, auf einem Tablet oder ganz einfach mit der Smartphone App.
Der Clou an der Sache: Auch wenn man als Unternehmen bereits eine gut funktionierende Zeiterfassung hat, wie zum Beispiel eine Chip-basierte Lösung, kann man nach Abklingen des Virus direkt wieder zu dieser zurückkehren.
- Crewmeister ist jederzeit monatlich kündbar, sodass man es als Arbeitgeber ohne Probleme für die Übergangsphase nutzen kann und im Anschluss ganz einfach wieder zum alten System zurückkehren kann.
- Sämtliche Daten kann man im Anschluss als Excel-Datei exportieren. Man verliert also keine Daten und kann nach dem Ende des Coronavirus und der damit verbunden Zeit im Homeoffice alles ins Alt-System übertragen.
Fazit zum Kurzarbeit anmelden in Zeiten von Corona
Dank der schnellen Gesetzesentscheidung können viele Arbeitgeber einfacher auf das Coronavirus reagieren. So muss man vorerst nicht viele Stellen streichen.
Trotz der Erleichterung bei der Beantragung gibt es einige Formulare auszufüllen, wofür man sich die passenden Daten und Werte aus dem Unternehmen holen muss. Eine moderne Zeiterfassung hilft hierbei enorm, da man meist mit nur einem Klick genau die Information bekommt, für die man ansonsten teils Stunden im Ordner suchen müsste.
Zusätzlich kann man dadurch auch die Zeiterfassung im Homeoffice fortsetzen und behält in diesem Bereich den Überblick, ohne selbst etwas tun zu müssen.
Rechtlicher Hinweis
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Alternativ können Sie sich auch direkt bei der Bundesagentur für Arbeit melden.