Geschäftsreise? Dienstreise? Ja was denn nun? Viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind noch nicht allumfassend über das Thema Reisen im Auftrag des Unternehmens informiert. Wir strukturieren das ganze Wirrwarr und erklären Ihnen sämtliche Begriffe und Zusammenhänge. Zusätzlich beleuchten wir in dem Fall auch das Thema Zeiterfassung, bzw. wie und wo man die Zeiten bei einer Dienstreise am besten erfasst. Klicken Sie einfach auf das Thema, das interessant für Sie ist:
- Ist eine Geschäftsreise das Gleiche wie eine Dienstreise?
- Welche Zeiten gelten bei einer Dienstreise?
- Muss man die Reisezeit ebenfalls vergüten?
- Was muss man erfassen und angeben, um es später von der Steuer abzusetzen?
- Wie erfasst man unterwegs am besten die Arbeitszeit?
- Was hat das Thema Dienstreise mit dem Pflanzen eines Baumes zu tun?
Der Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise
Ganz wichtig ist im ersten Schritt, zwischen einer Dienstreise und Geschäftsreise zu unterscheiden. Laut Definition ist eine Dienstreise eine Reisetätigkeit, bei der sich ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen an einem anderen Ort aufhält, als an seinem Arbeitsplatz und dort vorübergehend beschäftigt ist.
Sobald er diese Tätigkeit ausgeführt hat, kehrt er zu seinem Arbeitsplatz zurück. Das Pendeln bzw. Reisen zwischen mehreren Arbeitsplätzen gilt nicht als Dienstreise. Die Kosten dafür werden aber trotzdem erstattet. Um das Ganze ein bisschen einfacher zu erklären und zu verdeutlichen, haben wir hier einmal ein paar Beispiele aufgelistet, die ganz klar einer Dienstreise zuzuordnen sind:
- Kundentermin vor Ort
- Außerbetriebliches Treffen mit einem Lieferanten
- Messeauftritt des Unternehmens
- Treffen mit einem Arbeitskollegen, welcher an einem anderen Unternehmensstandort stationiert ist
Eine Geschäftsreise unterscheidet sich im Prinzip nicht von einer Dienstreise und wird auch in vielen Nachschlagwerken als Synonym angegeben. Dazu kommt noch, dass in den vorhandenen Gesetzestexten die Rede weder von Dienstreisen, noch von Geschäftsreisen ist, sondern von einer „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“.
Der einzige Unterschied zwischen einer Dienst- und einer Geschäftsreise ist die Art der Anstellung. Bei einer Dienstreise wird ein Arbeitnehmer sozusagen „auf die Reise geschickt“, während bei einer Geschäftsreise der Arbeitgeber selbst unterwegs ist. Vor allem bei Selbstständigen oder Einzelunternehmern spricht man deshalb von einer Geschäftsreise.
Welche Zeiten gelten bei einer Dienstreise?
Dies ist relativ einfach erklärt. Im Prinzip arbeiten die Angestellten ja genauso, wie Sie direkt am Arbeitsplatz arbeiten würden. Von daher besteht kein Unterschied. Gerade bei Dienstreisen kommt es allerdings häufiger vor, dass man über die normale Arbeitszeit hinaus arbeitet und somit umgangssprachlich „Überstunden macht“.
Diese Zeiten müssen klar sichtbar getrennt erfasst werden, damit man beim Arbeitgeber alle Zeiten vorweisen kann. Dieser muss nämlich auch dem Zoll vorweisen können, wann und wie seine Mitarbeiter gearbeitet haben. Das Gilt auch für die Zeiterfassung bei Dienstreisen. Auch die Überstunden müssen die Arbeitnehmer separat erfassen.
Muss man die Reisezeit ebenfalls vergüten?
Diese Frage ist vor allem aus Arbeitgebersicht sehr interessant. Hierbei gibt es zwei verschiedene Herangehensweisen. Wenn der Mitarbeiter während der Reise arbeitet, muss der Arbeitgeber dies als Arbeitszeit werten und auch vergüten. Gleiches gilt auch, wenn der Mitarbeiter selbst am Steuer sitzt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Mitarbeiter auf dem Weg zu einem Kunden ist oder auf dem Weg zu einem Messeauftritt.
Anders sieht es hingegen aus, wenn der Mitarbeiter während der Reise nicht arbeitet und sich aktiv ausruht oder privaten Dingen nachgeht. Als Beispiel kann man hier das Lesen eines Buches während eines Fluges oder das Schlafen als Beifahrer während der Fahrt anführen. Wenn der Mitarbeiter jedoch ein Buch im Auftrag des Arbeitgebers liest, um sich genauer auf einen bestimmten Sachverhalt vorzubereiten, dann handelt es sich wiederum um Arbeitszeit.
Anhand der Beispiele kann man schon deutlich erkennen, dass die Grenzen fließend sind. Somit empfehlen wir, die Reise an sich vorher genau zu planen, damit danach keine Streitereien entstehen.
Eine Ausnahme gibt es allerdings noch. Dem Voraus ging eine Klage eines Angestellten eines Bauunternehmens. Dieser wurde auf eine mehrtägige Dienstreise nach China geschickt. Der Arbeitgeber wollte aber lediglich die reguläre Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag vergüten, woraufhin der Arbeitnehmer geklagt hat. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts im Wortlaut: „Entsendet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vorübergehend zur Arbeit ins Ausland, sind die für Hin- und Rückreise erforderlichen Zeiten wie Arbeit zu vergüten.“
Ganz wichtig ist hier jedoch, dass es sich bei der Reise um einen Direktflug handeln muss und somit keine Zwischenlandungen beinhaltet sein dürfen. Die Pressemitteilung kann man hier nachlesen.
Was sollte man bei einer Dienstreise alles dokumentieren?
Während der Dienstreise sollte man wie schon erwähnt zwingend die Arbeitszeiten erfassen. So kann man dem Arbeitgeber genau nachweisen, wie viel Stunden man tatsächlich gearbeitet hat. Grundsätzlich ist das Erfassen von Überstunden sowieso Pflicht und gerade auf Dienstreisen oder Einsätzen außerhalb des Arbeitsplätzen kommt es häufiger vor, dass man über die reguläre Arbeitszeit hinaus arbeitet.
Zusätzlich zur Arbeitszeit inklusive Überstunden sollte man auch darauf achten, sämtliche anfallende Kosten zu dokumentieren und die Belege aufzuheben. Diese sind später für die Reisekostenabrechnung von enormer Wichtigkeit.
Dazu gehören mehrere Dinge:
- Aufenthaltskosten wie zum Beispiel Hotelübernachtungen
- Verpflegungsaufwand (Essen und Trinken)
- Transportkosten (Öffentliche Verkehrsmittel, Taxi, etc.)
- Sonstige Kosten
- Parkkosten
- Telefonkosten
- Trinkgeld bei Restaurantbesuchen
Wie man bei einer Geschäftsreise Arbeitszeiten erfasst
Wie man sich vielleicht schon rein aus dem logischem Menschenverstand erschließen kann, sind sogenannte Terminalzeiterfassungen ungeeignet. Aufgrund der Standortgebundenheit müsste der Arbeitnehmer immer erst zum Unternehmensstandort fahren und erst im Anschluss zu seinem Kundentermin oder dem Messegelände fahren. Was hier sehr umständlich ist, ist bei einer Dienstreise über Ländergrenzen hinaus schlichtweg unmöglich.
Im Gegensatz dazu stehen mobile Zeiterfassungen. Mit diesen lassen sich die Arbeitszeiten von überall aus erfassen. Die Daten werden dann in Echtzeit dem Arbeitgeber angezeigt. Somit ist für alle Seiten transparent sichtbar, wer wann gearbeitet hat. Es gibt keine Streitereien oder Diskussionen mehr.
Dienstreise und Zeiterfassung. Ganz einfach. Mit Crewmeister!
Was hat das Thema Dienstreise mit dem Pflanzen eines Baumes zu tun?
Zum Schluss noch ein etwas anderes Thema. Viele sind wahrscheinlich auf diesen Artikel gekommen, weil sie regelmäßig oder unregelmäßig Dienstreisen unternehmen. Hier kommt das süddeutsche Startup B’n’Tree ins Spiel. Jedes Mal, wenn man eine Dienstreise bucht, wird ein Baum gepflanzt. Somit tut man etwas Gutes für die Umwelt für eine Reise, die man sowieso buchen würde. Mehrkosten sind damit nicht verbunden.
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