Letzte Woche habe ich einen Artikel über Zeiterfassung mit Excel veröffentlicht. In anschließenden Diskussionen mit vielen Lesern haben sich einige beschwert, dass der Artikel zu einseitig war und Excel als Zeiterfassungssystem dabei zu schlecht weggekommen ist. Aus diesem Grund möchte ich das Thema noch einmal aufnehmen und möglichst objektiv die Vor- und Nachteile von Zeiterfassung mit Excel bewerten und aufzeigen, in welchen Fällen eine Zeiterfassung mit Excel Sinn machen kann und wann eher nicht.
Vorteile der Zeiterfassung mit Excel
(Fast) Kostenlos
Dokumentiert ein Unternehmen die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter mit Excel, sind damit in der Regel kaum zusätzliche direkte zusätzliche Kosten verbunden. Das Programm Excel kostet zwar einen kleinen Betrag, jedoch wird Excel von den meisten Unternehmen auch für viele andere Zwecke benötigt. Die Kosten verteilen sich also auf einen großen Nutzen.
Flexibel
Excel ist wohl eine der flexibelsten Software für Zahlenberechnungen. Für eine Zeiterfassung kann man Excel somit genau an seine spezifischen Anforderungen anpassen. Das fängt bei dem richtigen Datumsformat an, das Sie in Ihrem Unternehmen nutzen möchten und hört bei der Anpassung an Ihre individuellen und komplizierten Arbeitszeitmodelle als Excelformeln oder sogar VGA-Programmierung auf.
Umfangreich
Durch das hohe Maß an Flexibilität bietet Excel einen großen Umfang an Möglichkeiten Mitarbeiter zu verwalten. So kann man dadurch nicht nur die Arbeitszeiten dokumentieren, sondern könnte theoretisch auch die Urlaubsplanung organisieren oder den spezifischen Einsatz der Mitarbeiter planen.
Nachteile der Excel Zeiterfassung
Excel ist Komplex
Der hohe Grad an Flexibilität und die vielen Möglichkeiten haben jedoch auch einen Preis. Ein Datumsformat anzupassen schafft wahrscheinlich sogar ein Excel-Neuling, das Programm mit komplizierten Formeln, Pivot-Tabellen und Verknüpfungen jedoch genau für die individuellen Anforderungen vorzubereiten, benötigt langjährige Excel-Erfahrung, die vor allem in kleinen Unternehmen wie einem Handwerksbetrieb oft nicht vorhanden ist.
Zeiterfassung mit Excel ist Zeitaufwendig
Angenommen, man ist in der glücklichen Situation, eine Person im Unternehmen zu haben, die über die nötige Erfahrung mit Excel verfügt, so dauert das Erstellen der entsprechenden Excel-Vorlage sehr viel Zeit. Wie in den Vorteilen von Excel Zeiterfassungen bemerkt, ist die Zeiterfassung mit dem Programm Excel fast kostenlos. Wenn man jedoch die Kosten für den Aufwand der Erstellung und Instandhaltung der Vorlage einrechnet, können die tatsächlichen Kosten schnell erheblich steigern.
Dazu kommt: nicht nur die erste Erstellung der Vorlage ist zeitaufwendig. Auch das Einpflegen der Daten kann mühsam sein und viel Zeit rauben.
Fehleranfällig
Der vielleicht größte Nachteil von Arbeitszeiterfassungen mit Excel ist die hohe Fehleranfälligkeit. Eine Formel, ein Verweis oder eine Zahl kann unglaublich schnell aus Versehen gelöscht oder verändert werden. Der damit verbundene Verlust oder Beschädigung von Daten kann zu erheblichen Schäden und Problemen führen.
Aber auch die manuelle Eingabe von Stundenzetteln in Excel birgt Risiken. Wenn ich mir vorstelle, dass jemand meine Handschrift auf einem Stundenzettel entziffern muss, sind Übertragungsfehler garantiert. Vor allem, wenn Stundenzettel von mobil arbeitenden Mitarbeitern ausgefüllt werden müssen.
Zeiterfassung mit Excel ist intransparent
Egal ob die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt in eine persönliche Excel-Tabelle eintragen oder einen Stundenzettel verwenden, den der Vorgesetzte dann in eine Excel-Vorlage überträgt, gilt die Zeiterfassung mit Excel als intransparent und risikoreich. Die fehlende Intransparenz kann zu Misstrauen und schweren Vorwürfen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer führen und stellt ein ernsthaftes Risiko für jedes Unternehmen dar:
- Der Vorgesetzte wirft dem Mitarbeiter vor, nicht immer die korrekten Zeiten aufgeschrieben zu haben oder hier und da mal eine Pause nicht angeben zu haben.
Unabhängig davon wer die Wahrheit sagt, kann es bei einer Erfassung direkt mit Excel oder über einen Stundenzettel nicht nachgewiesen werden. Das Problem bleibt ungelöst bestehen und fördert Misstrauen. - Der Mitarbeiter wirft dem Vorgesetzten vor Arbeitszeit des Mitarbeiters in seiner eigenen Dokumentation direkt in Excel zu unterschlagen. Auch hier ist ein Nachweis, egal ob richtig oder falsch, nur sehr schwer möglich.
Excel ist eigentlich keine Zeiterfassung sondern eine Zeitdokumentation
Streng genommen ist Excel keine Zeiterfassung sondern nur eine Zeitdokumentation. In den meisten Einsatzfällen in denen Excel eine Rolle in der Zeiterfassung spielt, wird die Arbeitszeit im Vorfeld anders erfasst. Z.B. mit einem Stundenzettel. Dies birgt jedoch die oben beschriebenen Probleme der Fehleranfälligkeit durch Übertragungsfehler oder Intransparenz.
Zusammengefasst ist Excel eine mächtige und günstige Software, die sich grundsätzlich auch zur Zeiterfassung sehr gut eignet. Kaum eine andere Lösung in diesem Preisbereich bietet so viele Möglichkeiten, individuelle Anforderungen, Regeln und Berechnungen umzusetzen. Vor allem Unternehmen, die schon viel Erfahrung mit Excel haben, können ihre Zeiterfassung ausschließlich über Excel laufen lassen.
Jedoch sollte jeder Geschäftsführer auch die Risiken genau abwägen: Die erste Entwicklung von der eigenen Excel Vorlage zur Zeiterfassung kann sehr lange dauern und viele Ressourcen benötigen. Auch sollte sichergestellt werden, dass nur Personen Zugriff auf das Dokument haben, die sich auch in der Vorlage sehr gut auskennen, um sicherzustellen, dass keine grundlegenden Formeln oder Daten gelöscht werden können.
Unser Feedback hat gezeigt, dass der größte Aufwand das manuelle Einpflegen der Arbeitszeiten von Stundenzetteln in Excel ist. Auch das Risiko von Übertragungsfehlern sollte hierbei in die Entscheidung einbezogen werden. Durch die Nutzung von Online Zeiterfassungen gibt es jedoch die einfache und kostengünstige Möglichkeit, Arbeitszeiten direkt digital zu erfassen. Diese kann man dann in Excel importieren. Somit wird Übertragungsfehlern der Riegel vorgeschoben. Das Problem der Intransparenz und Arbeitszeitbetrug wird durch eine optionale Standorterfassung gelöst.
Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit Excel
Hier noch einmal der Vergleich der Excel Zeiterfassung in übersichtlicher Form:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| - abgesehen vom Anschaffungspreis ist die Software kostenlos | - sehr komplex, da die Software für Laien fast schon zu umfangreich ist |
| - sehr flexibel, da sie unendlich viele Einstellungsmöglichkeiten hat | - Zeiterfassung ist mit Excel sehr Zeitaufwendig, da alles von Hand eingetippt werden muss |
| - deshalb ist sie auch nicht nur zur Arbeitszeiterfassung geeignet sondern auch für andere Aufgaben | - zusätzlich ist Excel fehleranfällig, da durch das manuelle eintragen der Arbeitszeiten Tippfehler passieren können |
| - die Arbeitszeiterfassung mit Excel ist intransparent, weil die Mitarbeiter letztendlich nicht nachvollziehen können ob ihre Arbeitszeiten richtig eingetragen wurden | |
| - Excel ist eigentlich keine Zeiterfassung sondern eine Zeitdokumentation. Somit muss man die Arbeitszeit zuvor meistens noch mit einem Stundenzettel erfassen, was sehr umständlich ist |