Digitalisierung in Unternehmen – Wo fängt man an?

Die Digitalisierung in Unternehmen bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten: Buchhaltung, Personalverwaltung, Schichtplanung, Zeiterfassung, Marketing und Auftragsabwicklung – die Optionen scheinen endlos. Doch genau diese Vielzahl an Möglichkeiten kann schnell überwältigend wirken und im Chaos enden.

In großen Unternehmen übernehmen oft ganze Teams die Planung und Umsetzung digitaler Prozesse. In kleineren Betrieben hingegen liegt diese Verantwortung häufig bei den Geschäftsführern, die zwischen dem operativen Geschäft und der Digitalisierung jonglieren müssen. Dadurch bleibt der digitale Wandel oftmals auf der Strecke.

Doch das muss nicht so sein: Digitalisierung in Kleinunternehmen ist in den meisten Fällen deutlich einfacher als man denkt. Viele moderne Systeme lassen sich unkompliziert einführen – ganz ohne technisches Vorwissen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den Einstieg in die Digitalisierung ganz einfach gestalten können.

1.Den richtigen Startpunkt wählen
2.Welche Bereiche lassen sich digitalisieren?
3.Worauf es bei der Auswahl eines Tools ankommt
4.Digitalisierung: Tipps für eine erfolgreiche Einführung
5.Crewmeister als Lösung für den einfachen Einstieg

Den richtigen Startpunkt wählen

Der digitale Wandel bietet viele Möglichkeiten, und jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse. Oft gibt es den Wunsch nach einer großen, umfassenden Lösung, die alles kann und perfekt auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Doch das führt häufig zu Frustration: Die Einführung solcher Lösungen ist komplex, teuer und scheitert oft an den Erwartungen oder der Umsetzung.

Der bessere Weg? Fangen Sie klein an. Suchen Sie sich einen Bereich aus, der sich leicht digitalisieren lässt und sofort spürbare Vorteile bringt. Häufig handelt es sich um Prozesse wie Zeiterfassung oder Schichtplanung, die noch manuell erledigt werden und unnötig viel Zeit kosten. Indem Sie zunächst solche Bereiche optimieren, sammeln Sie erste Erfahrungen, schaffen schnelle Erfolge und legen den Grundstein für weitere Schritte.

Nach dem Motto „Lieber den Spatz in der Hand, als die Taube auf dem Dach“ sollten Sie nicht versuchen, sofort alle Prozesse zu digitalisieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Aufgaben, bei denen Sie schnell Fortschritte erzielen können, ohne den Arbeitsalltag zu überfordern. So gelingt der Einstieg in die Digitalisierung in Ihr Unternehmen einfach und nachhaltig.

Welche Bereiche lassen sich in Unternehmen digitalisieren?

Kleine Unternehmen profitieren besonders von einer gezielten Digitalisierung. Doch wo fängt man an? Es gibt typische Bereiche, die sich leicht und effektiv digitalisieren lassen, ohne den Alltag zu überfordern:

1. Zeiterfassung: Automatisierte Arbeitszeiterfassung spart Zeit und sorgt für genauere Daten.
2. Schichtplanung: Digitale Tools helfen, Schichtpläne zu erstellen und Konflikte zu vermeiden.
3. Urlaubsverwaltung: Die Urlaubsplanung wird transparent und fehlerfrei – alle Daten sind an einem Ort.
4. Buchhaltung: Automatisierte Software vereinfacht die Buchhaltung und hilft, den Überblick zu behalten.
5. Rechnungsstellung: Rechnungen lassen sich schnell erstellen und nachverfolgen.
6. Personalverwaltung: Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen sind digital und jederzeit zugänglich.
7. Auftragsmanagement: Projekte und Aufträge werden klar strukturiert und effizient bearbeitet.
8. Marketing: Mit digitalen Tools lassen sich Social Media und E-Mail-Kampagnen mühelos verwalten.
9. Kundendaten: CRM-Systeme organisieren Kundendaten und stärken den Vertrieb.
10. Bestandsmanagement: Eine präzise Bestandsverwaltung sorgt für eine zuverlässige Lagerüberwachung.

Worauf es bei der Auswahl eines Tools ankommt

Wenn Sie sich für einen Bereich entschieden haben, den Sie digitalisieren möchten, stellt sich die Frage: Welches Tool passt zu Ihnen? Die Auswahl des richtigen Tools ist entscheidend, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten. Achten Sie auf folgende Punkte:

• Zuverlässiger Support: Gerade zu Beginn können Unsicherheiten auftreten. Ein kostenloser, kompetenter Support ist daher wichtig. Achten Sie darauf, dass echte Menschen hinter dem Service stehen, die bei Fragen und Problemen verständlich weiterhelfen.
• Benutzerfreundlichkeit: Ein gutes digitales Tool sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, ohne dass Sie oder Ihre Mitarbeiter viel Einarbeitungszeit benötigen. Achten Sie darauf, dass die Software eine klare und benutzerfreundliche Oberfläche bietet, die den Arbeitsalltag erleichtert.
• Flexibilität: Jedes Unternehmen ist anders, und das Tool sollte sich an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es sollte skalierbar sein, damit es mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, aber nicht unnötig komplex.
• Datenschutz: Achten Sie darauf, dass das Tool die Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO) erfüllt. Sensible Daten wie Personalinformationen müssen sicher gespeichert werden.
• Kosten: Die Preisgestaltung sollte transparent und fair sein. Überprüfen Sie, ob versteckte Kosten anfallen – zum Beispiel für Updates oder den Support.
• Kostenlose Testphase: Viele Tools bieten eine kostenlose Testphase an – Nutzen Sie die Möglichkeit einer kostenlosen Testphase, um das Tool auszuprobieren und sicherzustellen, dass es zu Ihren Anforderungen passt. So vermeiden Sie eine langfristige Verpflichtung, bevor Sie sich wirklich sicher sind.

Mit diesen Kriterien können Sie sicherstellen, dass das gewählte Tool langfristig Mehrwert bringt und die Digitalisierung in Ihr Unternehmen voranbringt.

Digitalisierung in Unternehmen: Tipps für eine erfolgreiche Einführung

Die Einführung eines neuen digitalen Tools ist mehr als ein Knopfdruck – es ist ein Prozess, der gut geplant sein sollte. Dabei gibt es einige Tipps, die helfen, die Umstellung erfolgreich zu gestalten:

• Alle Mitarbeitenden einbeziehen: Binden Sie alle Betroffenen frühzeitig ein. Erklären Sie den Nutzen und holen Sie Feedback ein, um mögliche Hürden direkt anzugehen.
• Schulungen anbieten: Eine Einführungsschulung für das neue Tool stellt sicher, dass alle wissen, wie es genutzt wird. Das spart langfristig Zeit und reduziert Frust.
• Veränderung zulassen: Neue Prozesse fühlen sich anfangs ungewohnt an. Geben Sie allen die Zeit, sich daran zu gewöhnen, und lassen Sie Raum für Rückfragen oder Anpassungen.
• Klare Erwartungshaltung: Seien Sie realistisch: In der Einführungsphase kann es vorübergehend etwas holprig werden, und nicht alles läuft sofort perfekt. Der Mehrwert zeigt sich oft erst nach einer Eingewöhnungszeit.
• Das richtige Tool für den richtigen Bereich wählen: Wählen Sie eine Lösung, die leicht einzuführen ist und einen spürbaren Mehrwert bietet – so schaffen Sie schnelle Erfolgserlebnisse.

Denken Sie daran: Digitalisierung ist kein Sprint, sondern ein langfristiger Prozess. Die anfängliche Umstellung lohnt sich aber in vielerlei Hinsicht, da sie den Arbeitsalltag langfristig erleichtert und effizienter gestaltet.

Crewmeister als Lösung für den einfachen Einstieg

Crewmeister ist ideal für Unternehmen, die ihre ersten Schritte in die Digitalisierung machen. Die Software bietet eine einfache Lösung für Zeiterfassung, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung – ohne komplizierte Einrichtung oder technisches Vorwissen.

Ein großer Vorteil: Es fallen erst Kosten an, wenn man sicher ist, dass die Software wirklich passt. Zudem steht jedem ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite, der bei der Einführung hilft und alle Fragen klärt.

Viele Unternehmen nutzen Crewmeister als ihre erste professionelle Alternative zu Excel und profitieren von der benutzerfreundlichen Oberfläche, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leicht verständlich ist. Dabei werden alle rechtlichen Anforderungen, wie z. B. Datenschutz, erfüllt – eine sichere und unkomplizierte Lösung für den digitalen Einstieg.

Rechtlicher Hinweis

Die Inhalte unseres Artikels – vor allem die rechtlichen Aspekte – recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereit gestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerbera­ter.