Die optimale Geschäftsübergabe – Teil 3: Die Sicherung

Im ersten und zweiten Teil unserer Serie um das Thema Geschäftsübergabe in Kleinbetrieben haben wir aufgezeigt, welche grundlegenden Entscheidungen und Vorbereitungen ein Betriebseigentümer treffen sollte, um sein Unternehmen ordnungsgemäß an die nächste Generation zu übergeben. Im dritten Teil widmen wir uns nun der Zeit ab der Vertragsunterzeichnung. Hier erfahren Sie, welche Stellen zu informieren sind und wie der Übernahmeprozess vollendet werden kann.

5. Ausführung

Der fünfte Schritt umfasst die Ausführung des Vertragsabschlusses, sowie alle damit verbundenen dokumentationspflichtigen Änderungen. Wichtig ist es hier sämtliche Fristen für die Einreichung von Dokumenten zu beachten.

Nach aufstellen des Vertrages erfolgt die Prüfung und die finale Vertragsunterzeichnung. Beim Verkauf eines Einzelunternehmens ist eine notarielle Beurkundung zum Vertragsabschluss zwar nicht zwingend notwendig, sie ist jedoch dringend zu empfehlen. Ein Notar ist grundsätzlich dann aufzusuchen, wenn zum Betrieb auch ein Grundstück gehört oder aber Anteile einer GmbH übertragen werden.

Wie im vorigen Schritt 4 schon erwähnt, sollten zum Übergabevertrag auch sämtliche weitere spezifische Vereinbarungen, die sich automatisch mit der Unternehmensübergabe ergeben mitgereicht und unterzeichnet werden, wie beispielsweise Mietverträge oder Betriebsversicherungen. Außerdem sollten sämtliche Verträge, die auf dem Übergabevertrag aufbauen angeglichen werden.

Auf einen erfolgreichen Vertragsabschluss folgt nun eine Zahl an verwaltungsrechtlichen Maßnahmen. So gilt es beispielsweise sämtliche Ämter und Kammern zu informieren. Die beteiligten Institutionen halten oftmals bereits die notwendigen Formulare zur Ummeldung bzw. Löschung bereit. Für diese Formalitäten sollten Sie sich unbedingt ausreichend Zeit nehmen.

Die wichtigsten Stellen, an die sich ein Übergeber wenden sollte sind:

• Handwerkskammer: z.B. zur Löschung in der Handwerksrolle, Zuweisung neuer Ausbilder bei Ausbildungsverträgen
• Industrie- und Handwerkskammer: Ummeldung des Betriebes
• Berufsgenossenschaft: Inhaberwechsel innerhalb von 2 Wochen übermitteln
• Gemeinde: z.B. Betrieb abmelden, Fahrzeuge ab- oder ummelden
• Finanzamt: Über sämtliche Änderungen informieren
• Agentur für Arbeit: Über den neuen Inhaber und die eigene Ausscheidung aus dem Betrieb informieren
• Krankenkasse: Betrieb bei der Krankenkasse abmelden
• Bank: z.B. Daueraufträge und Lastschriften kündigen bzw. neu erteilen, Bankkonten und –verbindungen ändern.
• Versorgungsunternehmen: Ummeldung bei Post, Telekommunikationsanbieter, E-Mail
• Versicherungen informieren: z.B. Betriebsversicherungen kündigen oder ummelden, Renten-, Kranken- und Unfallversicherung regeln

Daneben gibt es noch eine Reihe von Formalitäten, die abhängig vom Unternehmens bzw. der Branchen erledigt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise die Kündigung oder Neubeantragung von Konzessionen oder die Veränderung von Leasingverträgen. In der Regel ist der Altunternehmer von sämtlichen betriebsinternen Verträgen und Abmachungen am besten unterrichtet. Auch die Mitarbeiter können hier unterstützen.

Zuletzt gilt es die externen Interessengruppen des Unternehmens zu unterrichten. Dazu gehören alle Lieferanten, Kunden und sonstige Geschäftspartner. Durch die Kommunikation an die Interessengruppen hilft der Übergeber auch dem Nachfolger. Denn auch Ihm und schlussendlich der Zukunft des Betriebes sollen die bestehenden Beziehungen zu Gute kommen.

Grundsätzlich ist eine persönliche Unterrichtung der Übergabe für die Geschäftsbeziehung förderlich. Bei einer großen Anzahl an Geschäftspartnern ist ein Rundschreiben natürlich von Vorteil. Dieses sollte auf jeden Fall Informationen über den neuen Betriebsinhaber, den relevanten Stichtag der Übergabe für die jeweilige Interessensgruppe sowie mögliche Auswirkungen für die entsprechende Interessengruppe umfassen.

6. Stabilisierung

Nun sollten sämtlich Formalitäten geregelt sein und der Übernehmer ist Hauptverantwortlicher im Unternehmen.

Falls nötig und vom Nachfolger gewünscht kann es für beide Seiten hilfreich sein, wenn der Übergeber dem Übernehmer als Coach beisteht. Der Übergeber hat somit genügend Zeit um sich auch emotional Stück für Stück von seinem Lebenswerk zu trennen. Der Übergeber kann sich im Falle von Unklarheiten weiterhin an den Alteigentümer wenden. Auch den Mitarbeitern wird der Übergabeprozess und die Neugewöhnung womöglich erleichtert.

Hierfür sollten sich beide Parteien auf einen Arbeits- oder Beratervertrag einigen, in denen auch eindeutig die Tätigkeit und Verantwortlichkeit beschrieben ist.

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