Permanente Erreichbarkeit und die Möglichkeit jederzeit aufkommende Probleme zu besprechen. Das sind nur ein paar der Beweggründe, warum heutzutage immer mehr Angestellte mit einem Diensthandy ausgestattet werden. Nicht zuletzt steigert dies auch in vielen Branchen die Zufriedenheit der Kunden, da diese über alle Arbeitsschritte und den Fortgang informiert werden können. Vor dem Kauf eines solchen Diensthandys müssen aber einige Ansatzpunkte besprochen und festgelegt werden, zum Beispiel ob das Mobiltelefon auch privat genutzt werden darf.
Wir von Crewmeister gehen dieser und anderen Fragen auf den Grund und stellen unsere Ergebnisse vor.
Welches Diensthandy ist das richtige?
Ein Smartphone steigert langfristig die Produktivität
Wenn es um die Wahl des richtigen Betriebshandys für die Mitarbeiter geht, scheiden sich die Geister. Während es auf der einen Seite immer noch Unternehmen ohne jegliche mobilen Endgeräte gibt, führen auf der anderen Seite immer mehr Betriebe neue Geräte ein.
Dies ist auch sinnvoll: Durch den Einsatz von Smartphones erhöht sich die Effizienz im Unternehmen immens. Mittlerweile gibt es eine Reihe von nützlichen Funktionen und Apps, die speziell für den Einsatz in Betrieben ausgerichtet sind.
Somit erübrigt sich auch die Frage, ob man lieber eine Prepaid-Karte kaufen oder gleich einen Mobilfunkvertrag abschließen soll. Hier haben Verträge natürlich alle Trümpfe in der Hand. Der Mitarbeiter kann nahezu uneingeschränkt mit allen relevanten Personen kommunizieren, sei es mit dem Vorgesetzten oder auch mit Kunden. Zusätzlich kann der Unternehmensführer auch in Zukunft neue Apps einführen die den sogenannten Workflow des Unternehmens verbessern.
Prepaid-Karten hingegen bieten keinen Zugang zum Internet und werden bei häufigem Telefonieren auch zum Kostenfaktor.
Auf die Features kommt es an
Nun wäre die Frage geklärt ob man sich überhaupt ein Diensthandy mit Mobilfunkvertrag zulegen sollte. Doch welches Smartphone ist eigentlich das richtige beziehungsweise welche Funktionen muss es beherrschen?
Zunächst sollten einmal die wichtigsten Features abgedeckt sein wie zum Beispiel eine Kamera. Diese ist in jeglicher Hinsicht praktisch, denn ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte. Auf Fotos sieht man meistens schneller und genauer wo das Problem liegt und kann darauf reagieren. Ein Hausmeister kann so zum Beispiel ein Bild von einer kaputten Fensterscheibe machen und dieses inklusive Modellnummer sowie Größe an seinen Chef schicken. Dieser kann daraufhin an seinem Computer eine neue bestellen, welche der Hausmeister bereits am nächsten Tag einbauen kann. Ohne Diensthandy hätte der Hausmeister die genaue Größe und Modellnummer der Fensterscheibe erst nach Ende seiner Arbeitszeit beim Chef angeben können. Das Bestellen und der Austausch hätte sich somit um mindestens einen Tag verschoben.
Die App-Fähigkeit der neuen Smartphones stellt einen großen Vorteil für die heutigen Unternehmer dar. Mithilfe von Messaging-Diensten wie Whatsapp und Co. lassen sich Informationen innerhalb von Sekunden austauschen. Auf diese Weise kann man beispielsweise Meetings mit dem Vorgesetzten ausmachen, oder einzelnen Mitarbeitern neue Aufgaben zuweisen.
Zudem können mobil arbeitende Mitarbeiter mithilfe von Apps ihre Arbeitszeiten oder Projektzeiten erfassen. Dies ist verlässlicher und schneller als die klassischen Stundenzettel.
Eine gut strukturierte Kalender-App gehört ebenfalls auf jedes Diensthandy, noch besser ist ein Geräteübergreifender Kalender, damit die Kollegen ihre Aufgaben und Termine untereinander abstimmen können.
Alles in allem spart die App-Fähigkeit des Handys einiges an Zeit und der Arbeitsalltag eines jeden Mitarbeiters ist besser strukturiert.
Was darf es kosten?
Der Kostenfaktor spielt vor allem aus Unternehmersicht eine übergeordnete Rolle. Bei einem Betrieb von 30 Mitarbeitern kann der Kauf von Diensthandys ganz schön ins Geld gehen. Oftmals benötigen Sie jedoch keine Premium-Modelle. Günstige Geräte, z.B. aus dem Vorjahr reichen hierfür völlig aus und sind schon ab ca. 100€ zu haben. Es sollte darauf geachtet werden, dass diese auf Basis des Android-Betriebssystems laufen. Die meisten gängigen Apps unterstützen Android.
Bei den Verträgen sieht es ähnlich aus. Viele beginnen bei ca. 8-10€ und haben ausreichend Datenvolumen sowie Freiminuten zum Telefonieren. Arbeiten Ihre Mitarbeiter in ländlichen Gebieten mit schlechtem Empfang empfehlen wir Ihnen einen guten Netzanbieter zu wählen, wie etwa D1 und D2. Diese haben auf dem Land tendenziell eine etwas bessere Netzabdeckung.
Dual-SIM-Gerät als Diensthandy wird immer beliebter
Was ist eigentlich ein Dual-SIM-Handy? Im Grunde ist es ein ganz normales Mobiltelefon, jedoch mit einem signifikanten Unterschied: Es kann mit zwei SIM-Karten, und somit zwei Telefonnummern, gleichzeitig betrieben werden. Das macht vor allem dann Sinn, wenn der Mitarbeiter das Diensthandy auch privat nutzen möchte, der Chef aber die geschäftlichen und privat anfallenden Kosten unterscheiden möchte.
Auf diese Weise muss der Arbeitnehmer nicht zwei Smartphones mit sich rumschleppen und ist über beide Nummern erreichbar. Dual-SIM-Handys haben sogar noch mehr Vorteile. Manchmal kann es sein, dass der Arbeitnehmer mit der einen SIM-Karte keinen guten Empfang hat. Da man jedoch über zwei Karten verfügt, reicht ein kurzer Netzwechsel und man hat in den meisten Fällen besseren Empfang.
Kann man das Firmenhandy von der Steuer absetzen?
Kurz gesagt: Ja. Der Arbeitnehmer darf das Handy dabei sogar in seiner Freizeit nutzen, ohne dass dabei ein Nachteil für eine der beiden Seiten entsteht. Dies ist im § 3 Nr. 45 EStG geregelt:
Steuerfrei sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.
Somit darf der Arbeitgeber das Mobiltelefon komplett als Betriebsausgaben absetzen. Das gilt übrigens auch für alle anderen „Datenverarbeitungsgeräte und Telekommunikationsgeräte“ sowie deren Zubehör und sämtliche laufenden Kosten wie zum Beispiel die Handy Flatrate.
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