Arbeitszeiterfassungspflicht – So sollte man als Unternehmen jetzt handeln

Die Arbeitszeiterfassungspflicht sorgt nach wie vor für Unsicherheiten in vielen Unternehmen. Einerseits gibt es bereits gesetzliche Regelungen, die eine Dokumentation von Arbeitszeiten vorschreiben. Andererseits fehlt eine konkrete gesetzliche Grundlage, wie die Zeiterfassung – insbesondere elektronisch – umgesetzt werden soll. Diese Grauzone sorgt für Verwirrung und Handlungsbedarf.

Hier erfahren Sie:

1. Aktueller Stand der Zeiterfassungspflicht
2. Risiken für Unternehmen
3. Handlungsempfehlungen für Unternehmen
4. Zukunftsausblick – Was erwartet uns?
5. Zusammenfassung

Aktueller Stand der Zeiterfassungspflicht

Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ist keine Neuerung: Bereits seit 1994 schreibt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vor, dass Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit dokumentiert werden müssen. Diese Regelung wurde jedoch in der Praxis selten konsequent kontrolliert.

Drei zentrale rechtliche Vorgaben verschärfen die Anforderungen an die Zeiterfassung:

1. EuGH-Urteil (2019): 

• Der Europäische Gerichtshof stellte klar, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Systeme einzuführen, die eine lückenlose und zuverlässige Erfassung der täglichen Arbeitszeit ermöglichen. 
• Ziel ist der Schutz der Arbeitnehmerrechte und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

2. BAG-Urteil (2022):

• Das Bundesarbeitsgericht bestätigte, dass die gesamte Arbeitszeit täglich und vollständig dokumentiert werden muss.
• Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).

3. Mindestlohngesetz (2015):

• Arbeitgeber in Branchen wie Baugewerbe, Gastronomie, Pflege und Logistik müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren.
• Diese Regelung gilt verbindlich per Gesetz.
• Mehr Details dazu finden Sie in unserem Artikel: Dokumentationspflicht Mindestlohn endlich einfach und verständlich erklärt.

Fehlende gesetzliche Konkretisierung
Trotz dieser klaren Urteile fehlt in Deutschland bisher ein konkretes Gesetz, das die Details zur Zeiterfassung – insbesondere elektronisch – verbindlich regelt. Wichtig zu wissen: Wann und in welchem Umfang die geplanten Regelungen kommen, bleibt offen.

Risiken für Unternehmen

Was passiert, wenn Sie keine Arbeitszeiten erfassen?1z

1. Klagen von Mitarbeitern:

• Ohne lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit riskieren Arbeitgeber Schadenersatzforderungen.
• Besonders bei Streitigkeiten über Überstunden fehlt oft der Nachweis, um Ansprüche abzuwehren.

2. Bußgelder:

• Bereits heute drohen bei Verstößen gegen die Dokumentationspflichten Bußgelder von bis zu 30.000 Euro.
  

3. Hohe Kosten durch fehlende Vorbereitung:

• Unternehmen, die mit der Einführung digitaler Systeme warten, geraten bei neuen gesetzlichen Vorgaben schnell unter Druck.
• Teure und unnötig komplizierte Implementierungen sind oft die Folge.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Damit Sie bei der Zeiterfassung auf der sicheren Seite sind, können Sie bereits jetzt wichtige Schritte unternehmen:

1. Arbeitszeiten erfassen: Halten Sie Beginn, Ende, Pausen und die Dauer der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter fest – auch im Homeoffice oder Außendienst. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, solange diese Daten dokumentiert werden. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, um bei möglichen Prüfungen als Nachweis zu dienen.
2. Digitale Lösungen einführen: Elektronische Systeme sind nicht nur präzise und sicher, sie erfüllen auch die Anforderungen des EuGH-Urteils. Tools wie Crewmeister bieten intuitive und rechtskonforme Lösungen.
3. Mitarbeiter informieren: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu den neuen Anforderungen und binden Sie sie aktiv in den Prozess ein.*
4. Zukunftsorientiert handeln: Planen Sie frühzeitig die Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme. Berücksichtigen Sie dabei eventuelle Übergangsfristen oder Ausnahmen für Kleinbetriebe.

Zukunftsausblick – Was erwartet uns?

• Durch das Platzen der Ampel-Koalition ist die Situation vorerst eingefroren.
• Es bleibt abzuwarten, wie die neue Regierung darauf reagiert.
• Höchstwahrscheinlich wird das Thema 2025 aufgegriffen, um rechtliche Unsicherheiten zu lösen und Arbeitnehmerrechte zu stärken.

Wichtig: Sollte es zu keiner gesetzlichen Konkretisierung kommen, bleiben die oben beschriebenen rechtlichen Risiken weiterhin bestehen. Unternehmen, die jetzt handeln, minimieren Unsicherheiten und bereiten sich darauf vor.

Zusammenfassung

• Die Arbeitszeiterfassungspflicht besteht bereits!
• Unternehmen, die frühzeitig digitale Lösungen einführen, reduzieren Risiken und arbeiten effizienter.
• Der Weg zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance, betriebliche Prozesse zu optimieren und die Rechte der Mitarbeiter zu stärken.

Rechtlicher Hinweis zum Artikel

Die Inhalte unseres Artikels  – vor allem die rechtlichen Aspekte – recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereit gestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerbera­ter.