In den letzten Jahren kamen durch die fortschreitende Digitalisierung einige Systeme für die Arbeitszeiterfassung hinzu. Vor allem im Bereich der mobilen Arbeitszeiterfassung hat sich einiges getan. Obwohl mittlerweile eine Reihe smarterer Lösungen zur Verfügung stehen, gibt es weiterhin Unternehmen, die Ihre Zeiten mit Stundenzetteln erfassen. Wir haben die ganze Bandbreite verschiedener Lösungen untersucht und zeigen je nach Anforderungen die Vorteile und Nachteile der folgenden Lösungsansätze auf:
- Stationäres Terminal (Umfangreich, unflexibel, teuer)
- Moderne Cloud-Lösung mit App (flexibel, günstig, neuartig)
- mechanische Stechuhr (Relativ günstig, altmodisch)
- Stundenzettel (flexible, Hoher Verwaltungsaufwand)
- Festverbaute Erfassung im Fahrzeug (zuverlässig, unflexibel, teuer)
Stationäre Arbeitszeiterfassung über Terminals mit RFID Chip oder Fingerabdruck
Die wohl bekannteste Art der Arbeitszeiterfassung ist die Verwendung der sogenannten Terminals am Eingang des Arbeitsplatzes. Jeder Mitarbeiter bekommt dabei meist einen RFID-Chip (Datenübertragung via elektromagnetischer Wellen) mit dem er sich am Terminal ein- und ausstempeln kann .
Alternativ gibt es noch die Möglichkeit, bei dem sich das Personal anstatt eines RFID Chips via Fingerabdruck anmeldet. Hierfür werden keine Chips oder Karten benötigt, sondern nur ein entsprechendes Terminal.
Die Vorteile dieser Systeme zur Arbeitszeiterfassung liegen klar auf der Hand:
- Einfache Bedienbarkeit für die Mitarbeiter, da keine Eingabe erforderlich ist. Es genügt den Chip an das Terminal zu halten (Fingerprintsysteme sind jedoch erfahrungsgemäß in der Praxis für Mitarbeiter eher unpraktisch, da durch Verschmutzung oder fettige Haut Probleme bei der Arbeitszeiterfassung entstehen).
- Vorbeugung vor Missbrauch. Vor allem der Fingerabdruck dient als zuverlässige Authentifizierung. Stempelungen durch einen befreundeten Kollegen sind nur schwer durchführbar.
Jedoch bringt die Arbeitszeiterfassung mit Terminals auch einige Nachteile mit sich:
- Nicht für den Außeneinsatz geeignet, da es sich um ein standortgebundenes System handelt. Man kann sich nur am Firmenstandort einstempeln und nicht von unterwegs.
- Hohe Anschaffungskosten für Hardware. Gute Terminals, meist noch an verschiedenen Eingängen sind meist relativ teuer. Mit einem mind. vierstelligen Betrag sollte gerechnet werden. Nach oben sind den Kosten je nach Mitarbeiteranzahl und Anforderungen kaum Grenzen gesetzt. Je nach System muss alle 5-8 Jahre mit einer Generalüberholung bzw. Neuanschaffung gerechnet werden.
- Laufende Kosten durch Sicherheitsupdates und Kundendienst, da hierfür wieder der Hersteller hinzugezogen werden muss.
- Komplexe Einführung des Systems. Es müssen alle Mitarbeiter angelegt werden inklusive der Erfassung der Fingerabdrücke bzw. der Ausgabe der RFID Chips. Dies geschieht meist in Kooperation mit dem Hersteller und nimmt viel Zeit und Ressourcen in Anspruch.
Cloud-Lösung inklusive mobiler App zur Arbeitszeiterfassung
Cloud-Lösungen zur Arbeitszeiterfassung sind online-basierte Systeme die meist direkt über einen Browser laufen. Dadurch kann faktisch jedes Internet-fähige Gerät wie ein PC, Laptop, Smartphone oder Tablet als elektronisches Zeiterfassungsterminal genutzt werden. Auf diese Geräte kann permanent zugegriffen werden. Sowohl für die Mitarbeiter zur Arbeitszeiterfassung als auch administrativ um Auswertungen der erfassten Daten zu fahren.
Um Arbeitszeiten mit einer Cloudlösung zu erfassen, sollte darauf geachtet werden, dass die Cloudlösung durch eine offline-fähige Mobile App ergänzt wird.
Daraus ergeben sich eine Reihe von Vorteilen:
- Zeiten kann man direkt über den Laptop, PC oder Handy des jeweiligen Mitarbeiters – also bereits vorhandene Hardware – erfassen. Die Anschaffung neuer Geräte ist meist überflüssig. Dies hat geringe Implementierungskosten zur Folge.
- Flexibel: Mobiler Einsatz über Smartphone Apps, Stationär über PCs oder ein als Terminal fungierendes Tablet. So kann man jeden Arbeitnehmer unabhängig von Homeoffice-Regelungen oder mobilem Einsatz erfassen.
- Live-Daten können direkt ausgewertet werden. Jede Stempelung wird in der Cloud gespeichert und kann bei Bedarf sofort z.B. als Excel Tabelle ausgegeben werden.
- Rechtskonforme Dokumentation weil die Arbeitszeiten übersichtlich sortiert und in Echtzeit zur Verfügung stehen.
- Daten werden laufend in der Cloud gesichert. So sind die Daten im Gegensatz zu Softwareprogrammen die auf den PC heruntergeladen werden von Problemen mit Viren und anderer Malware auf dem lokalen Computer nicht betroffen.
- Minutengenaue Arbeitszeiterfassung, im Gegensatz zu Stundenzetteln.
- Einfache Einführung – da lediglich die App installiert und eingerichtet werden muss.
- Geringer Verwaltungsaufwand, da der Prozess von der Arbeitszeiterfassung („Kommen“, „Gehen“ und „Pausenzeiten“) bis hin zur lohnrelevanten Auswertung vollautomatisch abläuft.
- Aktualität durch regelmäßige Updates. Diese können direkt per Webtechnologie automatisch eingespielt werden. Somit ist man immer auf dem neuesten Stand der Technik und vor der neuesten Malware geschützt.
- Standorterfassung des mobil arbeitenden Mitarbeiters. So erfährt der Arbeitgeber, ob sich sein Angestellter wirklich am Objekt befindet oder sich schon auf dem Weg eingestempelt hat.
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Trotz all der Vorteile müssen auch die Nachteile dieses Systems zur Arbeitszeiterfassung einbezogen werden:
- Mitarbeiter können vergessen ihre Zeit zu erfassen, da keine Zutrittskontrollen existieren. Hier muss auf eine saubere Einführung geachtet werden.
- Nicht jeder Mitarbeiter besitzt ein eigenes Handy oder Laptop. Einige Anbieter bieten Lösungen mit denen sich mehrere Mitarbeiter über einen Terminal-Modus über ein einziges Gerät anmelden können.
- Große Unterschiede zwischen den einzelnen Systemen. Während manche auch offlinefähig sind benötigen andere eine dauerhafte Internetverbindung. Dies könnte vor allem in entlegenen Gegenden zu einem Problem werden.
Mechanische Stechuhr zur Arbeitszeiterfassung
Die klassische Stechuhr ist immer noch im Einsatz, wird aber eher als Altlast früherer Generationen angesehen. Der Vollständigkeit halber haben wir sie noch einmal mit in unseren Vergleich einbezogen. Sie bietet eine effiziente Kontrolle und ist einfach einzuführen.
Jedoch überwiegen die Nachteile hier deutlich:
- Keine Echtzeit-Auswertung möglich, da man die Arbeitszeit erst auswerten kann, wenn die Stempelkarten in der Buchhaltung abgegeben wurden.
- Stempelkarten können verloren gehen, was die Erfassung der tatsächlich gearbeiteten Zeit erschwert.
- Für den Außeneinsatz ungeeignet, da die Mitarbeiter nicht von unterwegs stempeln können.
- Keine Erfassung von Projektzeiten oder anderen Zusatzinformationen möglich.
Stundenzettel für die Arbeitszeiterfassung
Vor allem im Handwerk aber auch vielen anderen Branchen nach wie vor weit verbreitet ist die Arbeitszeiterfassung mithilfe von klassischen Stundenzetteln. Da man keine Hard- oder Software benötigt, kann man auf diesen flexibel und genau das erfassen, was im individuellen Fall benötigt wird. Egal ob Projekte, Kunden, Tätigkeiten oder nur die reinen Arbeitszeiten. Dadurch sind auch die direkten Kosten sehr gering.
Jedoch ist diese Methode der Arbeitszeiterfassung mit vielen Nachteilen behaftet:
- Zeitaufwendig für Arbeitnehmer, da die Zettel jedes mal per Hand ausgefüllt und in der Buchhaltung abgegeben werden müssen.
- Hoher Verwaltungs- und Berechnungsaufwand. So muss man den Zetteln oft „nachtelefonieren“, um sie dann aufwändig in Excel zu übertragen.
- Eine analoge Zettelwirtschaft wird schnell unübersichtlich, da die Mitarbeiter die Stundenzettel unregelmäßig abgeben bzw. oft nicht vollständig ausgefüllt sind.
- Rechtlich problematisch da eine mindestlohnkonforme Arbeitszeiterfassung schwer einzuhalten ist. Hierbei muss mann auf mehrere Dinge achten, zB. die vollständige Dokumentation und die langfristige Aufbewahrung
- Fehleranfällig durch Falschangaben der Mitarbeiter oder Übertragungsfehler in der Buchhaltung.
- Insgesamt sehr hohe indirekte Kosten durch zeitlichen Verwaltungsaufwand.
Mobile Arbeitszeiterfassung per fest installiertem Gerät im Fahrzeug
Eine Methode der Arbeitszeiterfassung die immer größeren Gefallen findet, ist der Einbau eines Terminal-ähnlichen Gerätes, welches die Zeiten direkt vom Fahrzeug aus festhält. Somit werden die Stunden meist nicht pro Mitarbeiter sondern pro Arbeitsgruppe bzw. Fahrzeug erfasst.
Das hat einige Vorteile:
- Gut geeignet für mobilen Arbeitseinsatz.
- Man kann das Gerät nicht vergessen, da es fest im Auto installiert ist. Außerdem vergisst man das Einstempeln nicht, da das Gerät auf dem Weg zum Arbeitsort immer im Blick ist.
- Meistens dient es zusätzlich auch als elektronisches Fahrtenbuch sowie Standorterfassung, damit der Chef weiß, ob sich die Arbeitsgruppe der Mitarbeiter wirklich am Arbeitsort befindet. Dadurch spart man sich Zeit und Geld, weil man kein separates Fahrtenbuch führen muss.
Wie bei jedem Zeiterfassungssystem ergibt sich auch der ein oder andere Nachteil:
- Das System ist nicht für ein stationär arbeitendes Unternehmen geeignet.
- Mann kann es nur direkt im Fahrzeug benutzen – Handwerker können beispielsweise keine neue Tätigkeit auswählen, wenn sie schon auf der Baustelle sind.
- Meist relativ teuer, da es sich um hochspezialisierte Branchenlösungen handelt.